Muchas organizaciones han pedido a los empleados que trabajen de forma remota durante el brote de coronavirus. Si nunca has trabajado desde casa, esto puede ser un desafío.

Mi asistente Eileen y yo hemos trabajado como un equipo remoto durante más de cinco años: Eileen está en Carolina del Norte y yo estoy en la ciudad de Nueva York. Eileen y sus colegas en Delegate Solutions son un equipo completamente remoto que ayuda a clientes como yo con soporte administrativo estratégico y consultivo.

Para aquellos nuevos en el trabajo remoto, Eileen y yo queríamos compartir algunos consejos sobre cómo lo hacemos funcionar. También les pedimos a algunos de nuestros otros miembros del equipo remoto y socios que nos dieran su mejor consejo. Si tiene consejos para agregar, por favor compártalos en los comentarios a continuación.

Autocuidado

  1. Dése un poco de holgura. Trabajar desde casa puede ser una gran transición. Puede sentir cualquier combinación de soledad, aislamiento, estrés, frustración, ansiedad, desmotivación o, por otro lado, alivio, relajación, energía o productividad. Está todo bien y normal. Se necesita tiempo para acostumbrarse a cualquier transición, así que trate de ser amable consigo mismo.
  2. Tome descansos programados. Intente configurar una alarma para levantarse y estirarse cada hora más o menos. (Los escritorios de pie, que en casa pueden significar colocar su computadora portátil encima de una estantería, también pagan grandes dividendos para la salud en general). Camine por su casa mientras habla por teléfono con un amigo. Vaya a un área separada, lejos de su correo electrónico, para almorzar durante 30 minutos. Interrumpir el día y mover su cuerpo le permite refrescarse y puede aumentar su productividad cuando regrese a su trabajo. Cuando hace buen tiempo, me gusta hacer conferencias telefónicas mientras doy un paseo al aire libre.
  3. Protege tu tiempo. La preocupación que tienen muchos gerentes acerca de que sus empleados trabajen desde casa es que los trabajadores remotos en realidad solo están lavando la ropa y viendo Netflix. En mi experiencia y observación, suele ser cierto lo contrario: las personas tienden a trabajar más desde casa porque es más difícil «abandonar» el trabajo. Trabajé desde casa durante muchos años antes de mudarme a una oficina, y definitivamente registraba más horas cuando mi trabajo estaba en mi casa. Establezca horas «en la oficina» y comuníquelas con colegas y familiares.
  4. Proteja su espacio de trabajo. Hable con miembros de la familia o compañeros de cuarto sobre las horas que trabaja desde casa y las reglas básicas durante esas horas. Suponga que cualquier cosa que pueda interrumpirlo lo interrumpirá, como una entrega de UPS durante una llamada de negociación crítica o un perro ladrando en el fondo de un chat de video con un cliente. Sea tan proactivo como pueda para evitar este tipo de incidentes. (Todos recordamos esa entrevista de la BBC interrumpida por un niño pequeño). Soy fanático del garabateado «¡No molestar!» letrero pegado a mi puerta.
  5. Enciende una máquina o aplicación de ruido blanco. Esto realmente ayuda a reducir las distracciones de ruido alrededor de su área de trabajo.
  6. Preste atención a la ergonomía. Use la silla más cómoda que pueda con respaldo. También considere invertir en un auricular manos libres. Como mínimo, ponte los auriculares para llamadas telefónicas largas. Aprendí por las malas que sentarme en una silla de madera balanceando un teléfono fijo entre mi barbilla y mi hombro no era una situación sostenible.

Comunicación

  1. sobrecomunicar. Este es mi consejo predeterminado sobre la comunicación en general, especialmente en equipos multigeneracionales, pero es aún más importante cuando trabaja de forma remota. Como dice mi consultora de comunicaciones, Amanda Schumacher: «Si se pregunta si su colega querrá saber algo, compártalo».
  2. Conozca las políticas de trabajo remoto de su empleador. Su departamento de recursos humanos probablemente tenga un manual o algunas pautas sobre cómo trabajar durante una crisis, incluidas las políticas, los procedimientos y las expectativas de trabajo remoto. Ahora sería un muy buen momento para leer esto. Aquí hay un buen ejemplo de Jaime Klein e Inspire Human Resources.
  3. Gerentes, dígale a su equipo cómo pueden comunicarse con usted. Si administra personas, sea claro con ellos sobre cualquier expectativa nueva o diferente de comunicación y productividad que tenga ahora que su equipo está trabajando de forma remota. Lo más importante es decirle a su equipo específicamente cómo quiere que se comuniquen con usted ahora que no pueden entrar a su oficina o encontrarse con usted en los pasillos. ¿Deberían llamar, enviar correos electrónicos, mensajes de texto, mensajería instantánea, Skype, Slack, Zoom, WebEx, WeChat? No asumas que lo saben.
  4. Dígale a su equipo cuándo pueden comunicarse con usted. ¿Quieres que la gente se comunique contigo a primera hora de la mañana? ¿Enviar una actualización diaria o semanal sobre lo que han estado trabajando? Cuanta más orientación y límites proporcione, menos malentendidos se producirán y el trabajo se mantendrá encaminado sin problemas. Esto es particularmente importante si usted y su equipo trabajan en diferentes zonas horarias.
  5. Asegúrese de aclarar las expectativas para su equipo. Conéctese con colegas clave en torno a la comunicación, las prioridades de trabajo y las métricas de éxito. ¿Se esperará que todos trabajen las mismas horas? ¿Seguirán adelante todos los mismos proyectos y planes? No permita que las personas hagan suposiciones sobre algo que no está claro: responda esas preguntas.
  6. Tenga en cuenta el progreso de su proyecto. Los trabajadores remotos deben ser especialmente proactivos y alertar a sus colegas sobre el progreso en los objetivos a más largo plazo. Por ejemplo, puede enviar un correo electrónico diario con una lista de proyectos que han avanzado ese día.
  7. Resuelva los problemas rápidamente con una llamada telefónica. El correo electrónico, los mensajes de texto, la mensajería instantánea, Slack y otros métodos escritos de comunicación son propensos a malentendidos. Cuando sienta que esto está sucediendo, tome el teléfono rápidamente para resolver los problemas.
  8. Devuelva rápidamente correos electrónicos, llamadas y correos de voz. Tenga en cuenta que las personas tienden a ser más conscientes del tiempo cuando trabajan de forma remota. Justo o no, un colega puede considerar que un tiempo de respuesta de cuatro horas a un correo electrónico es demasiado lento cuando lo imagina sentado en su escritorio en casa todo el día. Si un compañero de equipo es demasiado insistente cuando se trata de respuestas, tenga una conversación directa sobre las expectativas y los plazos.
  9. Mantén hábitos de comunicación más informales. Si normalmente se pone al día con sus colegas en persona antes de una gran reunión, haga lo mismo antes de marcar una llamada de conferencia grupal cuando todos están remotos. Si normalmente chatea con su asistente administrativo a primera hora de la mañana, haga lo mismo de forma remota por mensajería instantánea. Incluso cuando esté en casa, debe confirmar la recepción de los mensajes y comunicarse con las personas cuando comience y termine el día. Trate de seguir los mismos rituales y hábitos para mantener las relaciones y una sensación de normalidad.
  10. Crea tu estudio de vídeo. Las videoconferencias son un lugar común para los trabajadores remotos. Asegúrate de tener antecedentes profesionales o sencillos detrás de ti y vístete y acicalate profesionalmente (al menos las partes de ti que otros verán en la pantalla). Verifique que tenga la iluminación adecuada y un micrófono decente (la mayoría de los auriculares funcionan bien).
  11. Crear un sistema para compartir documentos. Si aún no lo ha hecho, ahora sería un buen momento para considerar Google Docs, Box o Dropbox para compartir archivos. No disperse los archivos del equipo en el correo electrónico, Google Docs y su disco duro personal. Consolidar.

Moral

  1. Manténgase alineado con la cultura de la empresa. Haga todo lo que pueda para mantener las cosas alineadas con la cultura empresarial existente. Aunque trabajar de forma remota cambia drásticamente las interacciones ya que ya no están juntos en persona, aún puede asegurarse de que las pequeñas cosas que hizo en la oficina continúen. Esto podría incluir el envío de GIF divertidos y apropiados para el trabajo a través de Slack, mensajes de texto o correo electrónico; charlar sobre deportes o su familia o cualquier otra cosa que normalmente haría junto al enfriador de agua; y ofrecerse como voluntarios juntos a través de un proyecto de caridad en línea en lugar de un evento en persona. Estas pequeñas cosas ayudan a reducir los sentimientos de aislamiento y ansiedad.
  2. Tómese el tiempo para el chat de «enfriador de agua». Trabajando desde casa, dado que no se encontrará con sus colegas en los pasillos, la cafetería, el ascensor o el estacionamiento, no tendrá la misma oportunidad de charlar y conectarse humanamente, pero es muy importante retener. Tómese un tiempo todos los días para enviar mensajes de texto con colegas, verificar personalmente, compartir historias, preguntar cómo les está yendo a las personas. Si su empresa está utilizando un sistema de mensajería instantánea, considere agregar un canal de «refrigerador de agua» para ayudar a fomentar este elemento de comunicación en todo el equipo.
  3. Vístase y acicalarse profesionalmente. Su rutina de preparación matutina juega un papel importante en la determinación de su mentalidad para el día. Es tentador, pero no se acostumbre a unirse a las llamadas de conferencia en la cama en pijama. Descubrirá que es más productivo cuando se viste para el día y se cepilla los dientes. Recuerdo haber leído que Muriel Siebert, la primera mujer en ocupar un asiento en la Bolsa de Valores de Nueva York, trabajaba desde casa al principio de su carrera y solía ponerse pantimedias todos los días para sentirse más profesional. (Nunca te obligaría a soportar el dolor y el sufrimiento de las pantimedias, pero entiendes la idea).
  4. Usa el video, incluso si te resulta incómodo. Para evitar sentirse aislado, use la tecnología de video para conectarse con su equipo y colegas de una manera más intencional y humana. Sé que las videollamadas no son cómodas para todos, pero la leve incomodidad puede valer el beneficio de ver las caras de las personas. En Delegate Solutions, los compañeros de equipo dependen en gran medida de las videoconferencias porque nos brindan un camino fácil para construir relaciones e interacciones significativas. La interacción humana, especialmente si el trabajo remoto es nuevo para usted, puede marcar la diferencia en su productividad y su bienestar mental y emocional. (Consejo profesional: cuando esté hablando, mire a la cámara de su computadora, no a la pantalla, ¡para que las personas puedan ver sus ojos!)
  5. Haga hincapié en los controles uno a uno. No canceles tus reuniones individuales solo porque no se pueden realizar en persona. Incluso un chat de mensajería instantánea, una videollamada o una cadena de mensajes de texto de dos minutos pueden hacer que los empleados se sientan más conectados.
  6. Solicite comentarios sobre su situación remota. Finalmente, y especialmente si es nuevo en el trabajo remoto, solicite a sus colegas comentarios regulares sobre cómo está funcionando la situación. Como aconseja Jaime Klein, haga un seguimiento de lo que es más fácil y lo que es más difícil cuando trabaja de forma remota: estos datos lo ayudarán ahora y en el futuro si (o, más probablemente, cuando) vuelva a trabajar desde casa. Comunicar, comunicar y luego comunicar un poco más.

Volviendo al cuidado personal, haz los ajustes necesarios y sé amable contigo mismo si estás luchando con esta nueva realidad. Se necesita tiempo para acostumbrarse a cualquier cambio, y la situación laboral específica de cada uno y la dinámica del equipo son diferentes.

23 consejos esenciales para trabajar de forma remota

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