Todos hemos estado allí. Comienzas la reunión con un inocente rompehielos sobre el clima y, antes de que te des cuenta, la conversación se sale de control a medida que un comentario de la barra lateral alimenta otro.

Si no puede volver a encarrilar a todos y redirigir la conversación rápidamente, terminará reprogramando la reunión para la que ya no tuvo tiempo en primer lugar.

No me malinterpreten, es importante establecer una buena relación y conectarse con compañeros de equipo, pero hay que establecer límites. Cada minuto que desperdicias en una reunión no solo acaba con la productividad en ese momento, sino que también consume tiempo que podrías haber estado trabajando en proyectos individuales. Si comienzas con malos hábitos, las reuniones se volverán más complicadas de lo que valen.

Havard Business Review encuestó a 182 gerentes senior en una variedad de industrias: el 65 por ciento dijo que las reuniones les impiden completar su propio trabajo. El 71 por ciento dijo que las reuniones son improductivas e ineficientes. El 64 por ciento dijo que las reuniones se realizan a expensas del pensamiento profundo.

Es seguro decir que se está convirtiendo en un problema.

Aquí hay tres consejos para garantizar que las reuniones se mantengan encaminadas y sean productivas.

1. Ven con una agenda.

No, pero en serio. Haga e imprima una agenda para todos en la reunión. En mi experiencia, cuando no hay una agenda para usar como guía, la reunión puede descarrilarse rápidamente a medida que las personas llenan la agenda con sus propias prioridades.

Tener un plan frente a usted actúa como una muleta para volver a encarrilar la reunión en caso de que sea necesario. También le permite culpar al tiempo y evitar que ocurran conversaciones irrelevantes.

Mis reuniones son famosas por las barras laterales: me encantan las historias de fin de semana y las fotos de los niños de todos haciendo cosas lindas (principalmente porque tengo dos propios). Pero fácilmente podemos perder de vista nuestro objetivo. Una agenda me mantiene honesto y permite que todos sepan lo que debemos lograr.

2. Interrumpa cortésmente.

A veces no hay forma de evitarlo. Necesitas interrumpir y redirigir la conversación. Si puede encontrar una transición para pivotar, eso es genial, pero lo más probable es que necesite intervenir y recordarles a todos que hay una agenda.

La estrategia que mejor me funciona en estas situaciones es el altruismo. Suena así: «Hola a todos, para asegurarme de que no les haga perder el tiempo y de que no tengamos que reprogramar esta reunión, volvamos a la agenda».

Las personas apreciarán la preocupación y estarán más que dispuestas a reenfocarse.

3. Llega elegantemente tarde.

Por tarde, me refiero al último en la sala (siempre y cuando no tengas que hacer cola para una presentación). Les da a los miembros tiempo para conversar y es una manera fácil de interrumpir la discusión para compartir su agenda y objetivos para la reunión.

«Lo siento a todos, estoy un poco atrasado. Sin embargo, prometo que terminaremos a tiempo. Vayamos directamente a por qué los llamé a todos aquí».

Ser el último parece contradictorio, pero lo ayuda a establecer un sentido de urgencia que hará que la reunión funcione de manera eficiente.

Es importante establecer un entorno en el que todos se sientan cómodos entre sí. Sin embargo, la construcción de una buena relación no debe hacerse a expensas de la productividad. La gente te respetará por manejar un barco estricto.

Las opiniones expresadas aquí por los columnistas de Inc.com son propias, no de Inc.com.

3 formas de evitar que las conversaciones de la barra lateral desvíen sus reuniones

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