Los fundadores o principiantes de nuevas divisiones en empresas establecidas están acostumbrados a hacer todo por sus negocios, a menudo moviéndose demasiado rápido para documentar sus procesos. Especialmente en las primeras etapas de crecimiento, la atención se centra más en hacer las cosas por cualquier medio necesario que en preocuparse por los detalles de la A a la Z de cómo se logra. Como resultado, el desarrollo de procesos y sistemas formales tiende a pasar a un segundo plano.

A medida que una empresa crece, la mayoría de los líderes encontrarán la necesidad de ampliar su equipo y empezar a pensar en cómo capacitar a otros para que hagan las tareas que alguna vez hicieron. La transición de abordar las operaciones diarias a establecerse en una posición de liderazgo más general requiere una planificación cuidadosa para crear un sistema de procesos repetibles que otros puedan seguir con éxito.

Como escribió el experto en liderazgo y autor John C. Maxwell, «el legado se crea solo cuando una persona pone a su organización en la posición de hacer grandes cosas sin él». Estos son algunos pasos que puede seguir para ayudar a crear su legado.

Haga un inventario de sus acciones — ahora

Usted hace cosas todos los días para impulsar su negocio. Ahora es el momento de realmente prestarles atención. Observe que da pasos hacia otro resultado exitoso y considere cada acción como una mejor práctica, sin importar cuán diminuta o simple pueda ser.

Luego, crea un proceso para cada una de tus acciones. No asuma que alguien que intenta replicar lo que ha hecho compartirá su intuición o que ciertas acciones son «obvias».

Tómese el tiempo para escribir sus procesos en Post-its y colóquelos en la pared. Siempre puede sumar, restar o reorganizar según sea necesario, pero un enfoque disciplinado le dará una gran idea de cuántas tareas pequeñas están involucradas en el resultado final.

Hacer un inventario también arrojará luz sobre las áreas que podrían hacerse más eficientes o posiblemente automatizarse de alguna manera. Pregúntese si hay alguna herramienta que pueda usar para facilitar aún más el proceso.

Recuerda, esto no es todo para ti. Pruebe su propio sistema y realice ajustes en nombre de la claridad.

Involucrar al equipo

Del mismo modo que recibiría información de los clientes sobre sus productos, recopile información valiosa de su propia gente. Cree ciclos de retroalimentación para obtener ideas sobre formas de mejorar continuamente sus procesos. No es necesario que los tome todos, pero puede descubrir nuevas formas de hacer que un proceso sea más eficiente.

No espere a tener todo perfectamente explicado para involucrar a su gente. Desarrolle sus procesos sobre la marcha y compártalos ampliamente. Haga que el equipo trabaje en sus acciones y comience a responsabilizarlos por apegarse a ellas, sin dejar de estar abierto a posibles mejoras; considérelo una prueba beta.

Tenga cuidado de no abrumar, sin embargo. Deje que este proceso de desarrollo de su proceso se desarrolle lentamente. Cree una lista de prioridades y considere abordar una o dos cada trimestre, dependiendo de qué tan profundas sean. Los sistemas que está implementando formarán la base misma de su negocio cuando ya no esté al mando, así que asegúrese de que sean sólidos como una roca.

Empoderar a otros para que contribuyan al sistema

Si bien es importante alinear a su equipo en torno a su método de hacer las cosas, también es beneficioso abrir el piso a otros para que construyan sus propios procesos, especialmente desde el principio. Es una excelente manera de compartir la propiedad de las ideas y recompensar a aquellos que han identificado problemas o soluciones nuevas e innovadoras.

Evite construir el proceso en silos tanto como sea posible. Sí, puede avanzar más rápido solo, pero va más allá y crea una base más sólida cuando involucra a otros. Permita que los miembros del equipo de todos los rincones de la empresa contribuyan a una forma de hacer las cosas que los afecte más directamente, reconociendo que hay algunos equipos a los que puede vigilar menos que a otros.

Tenga cuidado de no sobreprocesar

Las empresas exitosas mantienen una mentalidad de crecimiento durante el mayor tiempo posible, que prioriza la agilidad y la apertura mental. Tenga cuidado con la parálisis del análisis que puede sobrecargar a su organización y agregar fricción que ralentiza las cosas. Los procesos deben reservarse primero para funciones críticas o materiales. Hágalo simple: comprenda las necesidades, recopile los datos y luego actúe.

A medida que su negocio crece, el proceso puede ser lo que garantice la eficiencia. La escala requiere acciones repetibles para la coherencia y la continuidad tanto internamente como con los clientes: cuando todos saben qué esperar, las relaciones son más satisfactorias.

Del mismo modo, recuerda que si un proceso no está roto, no lo arregles. Si en el curso de su inventario de sus acciones descubre que todo está funcionando de la mejor manera posible, déjelo así, solo recuerde documentar los pasos para los nuevos y futuros miembros del equipo.

Los procesos de creación y un sistema permiten a los fundadores operar de manera más estricta ahora, al tiempo que mejoran drásticamente las probabilidades de que las cosas continúen funcionando igual de bien en el futuro. Comprométase a compartir y capacitar procesos para que se convierta en una segunda naturaleza para sus equipos, y estará bien encaminado para crear un legado duradero.

Las opiniones expresadas aquí por los columnistas de Inc.com son propias, no de Inc.com.

4 formas de crear procesos que lo ayudarán a construir un legado más sólido

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