¿Está contratando asistentes personales que guardar tu tiempo o quien te costo el tiempo?

Recientemente, invité a treinta y cinco de mis principales clientes de coaching empresarial a un retiro privado en Jackson Hole, Wyoming, donde vivo. Estábamos discutiendo los diversos aspectos del liderazgo, las formas en que los dueños de negocios pueden crear ventajas estratégicas y resultados innovadores para ellos y sus empresas, cuando alguien me preguntó sobre la gestión del tiempo.

Esa pregunta provocó una animada conversación sobre las mejores maneras que cada uno de nosotros había encontrado para aprovechar nuestro tiempo. Y quedó claro que los empresarios extraordinariamente exitosos que teníamos en esa sala estaban perdiendo un tiempo valioso porque sus asistentes no tenían la capacidad o el poder suficiente para hacer el trabajo que se les pedía. Entonces comencé a hablar sobre la importancia de contratar a los asistentes que mejor se adapten a sus necesidades, y lo que puede hacer para ayudarlos a ayudarlo.

En veinticinco años en diferentes empresas y en diferentes ciudades, he tenido asistentes que trabajaron desde mi oficina, asistentes que trabajaron de forma remota pero local y asistentes que trabajaron literalmente a mil millas de distancia de mí. En el proceso, descubrí que en realidad hay cuatro niveles de asistentes. Y que contratar al tipo adecuado de asistente es fundamental para aprovechar su tiempo.

Los asistentes de este primer nivel requieren instrucciones directas y una estrecha supervisión. Pueden mover objetos del punto A al punto B. Pueden enviar correos electrónicos en su nombre, cuando se les dice exactamente qué escribir. Pueden tomar transcripciones y escanear documentos y archivarlos en carpetas de acuerdo con sus instrucciones. Con gofers, les estás dando instrucciones en cada paso del camino

Así que ahorras algunos tiempo, después de todo, su recadero es el que realmente haciendo la tarea – pero, en realidad, usted tiene que pensar por ellos. Lo que pone un límite estricto a la cantidad de tiempo que realmente puede aprovechar al trabajar con un recadero.

Obviamente, este no es el tipo de asistente personal que debe contratar.

Nivel 2: El Asistente Administrativo

Un asistente administrativo o «administrador» es alguien que puede manejar muchas tareas bien, siempre que haya un proceso claro establecido para ellos y esas tareas estén dentro de los límites de lo que esperan o lo que están acostumbrados a manejar. .

La buena noticia es que los administradores son considerablemente más autónomos que los recaderos. Los administradores realmente pueden ayudarlo a aprovechar su tiempo siempre que sigan procesos y procedimientos conocidos para obtener resultados conocidos. Sobresalen con tareas concretas y definidas.

Pero se meten en problemas cuando las cosas se vuelven ambiguas, cuando se les pide que manejen tareas en las que el éxito no está garantizado. Se asustan por equivocarse. Les da miedo cometer un error. Porque saben que tendrán que rendir cuentas por sus errores. Podrían meterse en problemas. Eso es que son reacios a usar su propia discreción.

Por lo tanto, los administradores pueden ayudar a aprovechar considerablemente más de su tiempo que los recaderos, pero evitarán las tareas en las que la ayuda podría ser más valiosa.

Nivel 3: El Asistente Ejecutivo

Los asistentes ejecutivos no se desaniman por la incertidumbre. Pueden aceptar una tarea poco clara y descubrir, dentro de ciertos límites, cómo hacer que funcione. Pueden manejar tareas que son esbozado en vez de ser diseñado.

Las asignaciones diseñadas, el tipo de asignaciones con las que los asistentes administrativos se sienten más cómodos, se procesan realmente bien. Los pasos necesarios se establecen claramente de antemano.

Por el contrario, cuando le das a un asistente ejecutivo una tarea esbozada, por lo general dirás algo como: «Esto es lo que estoy tratando de lograr. Aquí hay un par de variables en juego. Aquí hay algunas cosas que tal vez quiera tomar en consideración. averiguar el resto

Los asistentes ejecutivos son altamente autónomos; solo necesitan ayuda para comprender el contexto de sus solicitudes. Necesitan cierta cantidad base de información para ayudarlos a tomar buenas decisiones en su nombre. Necesitan que comuniques tus expectativas y preferencias.

Por ejemplo, cuando se trata de viajar, querrá informarles bajo qué condiciones le gustaría ascender a una clase superior de servicio de avión, qué tipo de hoteles le gustan y en qué tipo de vecindarios prefiere quedarse.

Ese contexto también puede ir mucho más profundo. Por mi parte, me gusta tener a mi asistente ejecutiva dentro de mi bandeja de entrada. En parte, eso es útil porque reduce la cantidad de correos electrónicos que debo manejar: si recibo cien correos electrónicos por día, diría que mi asistente ejecutivo maneja, redistribuye o elimina entre cincuenta y setenta de ellos.

Pero tenerla ahí también ayuda porque ella ve el contexto de mi negocio. Como sabe en qué estoy trabajando y con quién, puede tomar mejores decisiones sobre quién debería reunirse conmigo. Por ejemplo, si ve que estoy intercambiando muchos correos electrónicos con Joe sobre un proyecto en particular y luego Joe solicita una reunión y dice que debe realizarse antes de una fecha límite determinada, puede determinar que el proyecto es realmente importante para yo y que la reunión probablemente también lo sea. Así que ella tomará la iniciativa de programar esa reunión para mí y simplemente me enviará una nota en el sentido de que, «Joe dijo que realmente necesitaba reunirse con usted antes de esta fecha límite, así que lo acomodé durante media hora, de 2:45 a 3:15

Los asistentes ejecutivos realmente pueden ayudarlo a aprovechar su tiempo, siempre que les proporcione un buen contexto.

Nivel 4: El Jefe de Gabinete o El oficial ejecutivo

Finalmente tenemos al jefe de estado mayor o, en el ejército, al oficial ejecutivo. Este asistente es como un COO personal para sus actividades comerciales. Entienden sus objetivos. Saben quiénes son todos los jugadores clave. Y son capaces de obtener resultados por sí mismos mientras se quitan gran parte, o incluso la mayor parte, de la carga administrativa de sus hombros.

Un jefe de personal tomará la iniciativa y, de hecho, hará un seguimiento y se comunicará con sus informes directos en su nombre. Mientras que un asistente administrativo o ejecutivo puede tomar notas en una reunión, su jefe de personal detectará los elementos que deben ser objeto de seguimiento y lo hará por sí mismo. Su jefe de personal se encargará de volver con Cindy después de la reunión para asegurarse de que realmente haya entregado esos cuatro elementos y luego vuelva a consultar dos días después para ver cómo le está yendo con ellos.

Desafortunadamente, la mayoría de las personas contratan asistentes administrativos y asistentes administrativos, personas que solo pueden ayudar con tareas claramente establecidas. Pero como dueños de negocios, la mayoría de nosotros no estamos demasiado orientados a los procesos; vivimos en un mundo que es más confuso. Y entonces realmente necesitamos, como mínimo, un asistente ejecutivo que pueda manejar situaciones más ambiguas.

Y aunque los jefes de personal son geniales, por lo general solo los encontrará en empresas de mediana capitalización y grandes. Si tiene una empresa más pequeña, probablemente tendrá una persona tipo jefe de personal en su equipo, pero no se le asignará exclusivamente a usted. En su lugar, pueden ejecutar sus operaciones o, si su negocio es un poco más grande, pueden ser su director de operaciones.

Y también es importante tener en cuenta que estos títulos son arbitrarios. Muchas personas que se titulan «Asistentes ejecutivos» en realidad son solo recaderos. Y muchas personas que son contratadas como recaderos realmente se desempeñan a nivel de asistente ejecutivo. (Esto último es particularmente común en el mundo del entretenimiento).

Entonces, cuando piense en contratar a su próximo asistente, considere qué tipo de asistente necesita. Y, decidas lo que decidas, asegúrate de buscar esas cualidades durante las entrevistas.

Finalmente, un consejo profesional adicional: contrate a alguien con un poco más de capacidad de la que cree que necesitará. Después de todo, desea que su empresa crezca, ¿no?

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Las opiniones expresadas aquí por los columnistas de Inc.com son propias, no de Inc.com.

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