El ganador en cada competencia empresarial es siempre quien se comunica con mayor claridad. Ya sea que esté tratando con empleados, jefes, colegas o clientes, su capacidad para obtener lo que desea depende de qué tan bien hable y escriba.

Con eso en mente, aquí hay cinco reglas básicas que se aplican a las comunicaciones de uno a uno, de uno a muchos y de muchos a muchos por igual:

1. Siempre sepa el «por qué».

Cada vez que se comunica en el trabajo, está perdiendo tiempo y energía si no sabe la razón por la que se está comunicando.

Antes de iniciar cualquier comunicación, pregúntese: «¿Qué estoy tratando de lograr?» Incluso la cháchara debe tener un propósito, incluso si es solo para generar camaradería.

Si alguien más está iniciando la conversación, pregúntese: «¿Por qué se lleva a cabo esta conversación?». Si la respuesta no es obvia, guíe el diálogo hacia el «por qué».

Comprender y enfocarse en el «por qué» le permite evitar problemas secundarios y agujeros de rata que de otro modo podrían oscurecer la situación.

2. Comunicar emociones en persona.

Cualquier comunicación que tenga un alto contenido emocional debe entregarse en persona (si es posible y práctico) o por teléfono y teleconferencia (si no).

Por ejemplo, si tiene buenas noticias que entusiasmarán a todos, será más eficaz y creará más energía positiva si las entrega en persona.

Una reunión de grupo para anunciar una gran ganancia de ventas, por ejemplo, es como una celebración instantánea. Por el contrario, un correo electrónico que anuncia la misma ganancia parece un poco una ocurrencia tardía.

Del mismo modo, si tiene malas noticias o críticas, se recibirán mejor y es más probable que sean útiles si se entregan en persona. Si usas el correo electrónico, parecerá que no te importa o que eres un cobarde.

3. Comunicar hechos vía correo electrónico.

Cualquier comunicación que sea principalmente fáctica debe comunicarse por escrito por dos razones importantes:

Las personas solo retienen un pequeño porcentaje de los hechos cuando se comunican verbalmente. Por lo tanto, tener un registro escrito de esos hechos ayuda a asegurar que no se pierdan a la hora de tomar decisiones.

Como señalé en «Por qué nunca debería tener reuniones de actualización», comunicar hechos verbalmente a grupos grandes es extremadamente ineficiente. Es mucho mejor usar el correo electrónico para que todos se pongan al día y luego tener una discusión sobre lo que aún se debe lograr.

4. Escucha más de lo que hablas.

En general, esta regla se aplica a las conversaciones en persona, pero también se aplica a los correos electrónicos de ida y vuelta y a las publicaciones en las redes sociales. Tal vez «es mejor recibir que dar» sería una mejor manera de decirlo.

En cualquier caso, casi siempre es una mala idea tratar de dominar cualquier conversación o comunicación, porque si hablas a motor (o envías correo a motor), no estás aprendiendo nada.

Además, cuando te enfocas en tu producción, estás haciendo que la comunicación se centre en ti. Como explico en «Cómo tener una conversación significativa», en situaciones de negocios, la comunicación nunca se trata de usted. Siempre se trata de la otra persona.

5. Simplifique sus mensajes.

Todo el mundo en el mundo de los negocios de hoy sufre de una sobrecarga de información masiva, lo que crea una confusión y un estrés aparentemente interminables.

Si desea reducir el ruido, debe hacer que su mensaje sea lo más simple y fácil de digerir posible. Mis publicaciones «5 aplicaciones gratuitas que te hacen parecer inteligente» y «8 hábitos de conversación que acaban con la credibilidad» explican cómo perfeccionar mejor tus mensajes.

Las opiniones expresadas aquí por los columnistas de Inc.com son propias, no de Inc.com.

5 maneras de comunicarse más claramente

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