Todo el mundo odia las reuniones largas que no están organizadas. En estos días, las personas están lo suficientemente ocupadas con su trabajo habitual, por lo que cuando las reuniones son malas, se enojan.

La mayoría de las reuniones apestan porque la gente no está preparada. No han pensado en las razones por las que se lleva a cabo la reunión y el resultado deseado. Peor aún, tienen miedo de dar un paso adelante y tomar el control para que otros delincuentes no les roben el tiempo.

No dejes que las malas reuniones te roben el tiempo. Utilice estas técnicas de preparación para asegurarse de que usted y los demás asistentes aprovechen al máximo las reuniones, ya sean 2 o 10 personas.

1. Investigue a los asistentes.

No hay excusa real hoy para no conocer a las personas con las que te estás reuniendo. Ya sea uno a uno o una mesa de conferencias de 10, debe tener una idea de quién está en la mesa. Obtenga una lista de asistentes y busque en Google cada uno. Consulte su perfil de Linkedin y quizás incluso mírelos en Facebook para comprender quiénes son y qué aportan a la conversación. El tiempo que se dedique al principio no solo ahorrará tiempo en las presentaciones, sino que también le brindará información valiosa en caso de que surja un conflicto.

2. Determinar objetivos claros.

La mayoría de las reuniones divagan porque las personas esperan hasta el último minuto para determinar qué quieren del tiempo invertido. Incluso si usted es el único que tiene claro lo que se debe lograr, puede impulsar los resultados para satisfacer sus necesidades y declarar la finalización cuando se cumplan los objetivos. Eso deja la presión sobre los demás para justificar quedarse.

3. Planifique una agenda sugerida.

En su libro Death by Meeting, Patrick Lencioni sugiere dejar la agenda abierta hasta el comienzo de la reunión. Eso no significa que no debas considerar cómo se ve hasta el último minuto. Tenga preparada su agenda preferida y comparta en la reunión al principio. Lo más probable es que las personas acepten su plan o al menos expresen cualquier modificación necesaria que pueda acordarse rápidamente.

4. Considere cualquier obstáculo.

En lugar de esperar a que sucedan las explosiones, prepárate para el drama que puede surgir en tu camino. Piense en qué batallas valen su energía y cuáles está dispuesto a conceder. Si está mentalmente preparado para la emoción y el conflicto, puede mantener la calma y estará listo para avanzar hacia la resolución rápidamente.

5. Elimina cualquier obstáculo.

No tiene que esperar para resolver todos los problemas en una reunión. Si identifica problemas potenciales y puede eliminarlos antes de la reunión, ahorrará tiempo a los asistentes. Con suficiente previsión cuidadosa, incluso podría eliminar la necesidad de la reunión por completo.

6. Decidir sobre los resultados deseables.

Asegúrese de que todos tengan claro por qué la reunión es importante y cuál será el mayor impacto para las partes involucradas. A diferencia de los objetivos de la reunión, que son tácticos, se trata de comprender cómo encaja esta reunión en la estrategia general. Si las personas no tienen esto claro, es probable que el esfuerzo y los resultados estén desconectados en el mejor de los casos e inútiles en el peor.

7. Piense en actividades de seguimiento.

Antes de ingresar a la reunión, programe tiempo para tomar medidas que aprovechen la conversación. Hacer un seguimiento y un seguimiento son fundamentales para el éxito de las reuniones y, sin embargo, la mayoría de las personas no piensan en ello hasta que finaliza la reunión. Si presupuesta el tiempo que se vuelve innecesario, puede reasignar fácilmente ese tiempo a otros esfuerzos importantes.

Las opiniones expresadas aquí por los columnistas de Inc.com son propias, no de Inc.com.

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