Si su computadora está repleta de archivos desorganizados y aplicaciones innecesarias, es difícil hacer cualquier trabajo. No solo le resultará más difícil encontrar el contenido que necesita cuando lo necesita, sino que también sentirá un estrés adicional y es posible que se distraiga más fácilmente.

Aún así, a la mayoría de las personas les resulta difícil organizar el escritorio de su computadora de una manera significativa e intuitiva.

Puede comenzar reconociendo los principales desafíos que se interponen en el camino de un escritorio organizado:

  • Elección de un estándar. Si no tiene una idea de cómo organizar sus archivos, nunca podrá comenzar. La parálisis del análisis al decidir sobre un método organizativo puede acabar con algunos esfuerzos incluso antes de que comiencen.
  • Limpiando el desorden. El desorden tiene un efecto poderoso en su estrés y bienestar emocional, pero es difícil eliminar archivos si cree que existe la posibilidad de que los vuelva a usar en el futuro. Es muy fácil que una computadora se llene de elementos innecesarios.
  • Encontrar el tiempo. Es casi imposible automatizar el proceso de organización de su escritorio, lo que significa que necesitará tiempo para hacerlo manualmente, tiempo que muchos trabajadores sienten que no tienen.
  • Mantenerse consistente. Una vez que decida un estándar organizacional, deberá aplicar ese estándar de manera consistente en el futuro. Aquí es donde la mayoría de la gente falla.

Ahora concentrémonos en las estrategias que puede usar para organizarse y mantenerse organizado:

1. Consolide sus aplicaciones más importantes.

Primero, haga un inventario de las aplicaciones que son más importantes para su posición. Es posible que tenga tres o cuatro que use a diario, o un conjunto de programas de software de suscripción que le brinde la mayor parte de la funcionalidad que necesita. Por ejemplo, es posible que pueda fusionar funciones de varias aplicaciones con una solución única e integral, o usar un solo conjunto de aplicaciones para reemplazar la colección de mezcolanza que acumuló con el tiempo.

2. Elimine o guarde lo que no usa al menos semanalmente.

Luego, comienza a despejar todo lo que puedas. Si no puede recordar la última vez que usó una aplicación, desinstálela. Si no puede imaginar un escenario para el que necesitará un archivo específico, elimínelo. Si parece que podría ser innecesario pero está luchando con la decisión, cree una carpeta donde pueda almacenar estos archivos y aplicaciones a los que rara vez accede, y luego guarde esa carpeta.

3. Decida una convención de nomenclatura de archivos.

Luego, decida una convención de nomenclatura para sus archivos que pueda usar consistentemente. Por ejemplo, puede codificar cada archivo con la fecha, de modo que se enumeren en orden cronológico, y luego incluir el nombre del cliente al que pertenece cada archivo, para que pueda buscar rápidamente por cliente. Comience a cambiar el nombre de los archivos que aún no se adhieren a esta convención y tome notas para que pueda usarlo de manera consistente en el futuro.

4. Cree un sistema de carpetas y subcarpetas.

Intente mantener todos los archivos en su computadora o en su cuenta de almacenamiento en la nube en un sistema estrictamente organizado de carpetas y subcarpetas. Debe tener un puñado de carpetas «principales» (como Documentos, Ilustraciones o Plantillas) y varias subcarpetas dentro de esas carpetas principales según los clientes o los tipos específicos de archivos que contienen. Puede haber algunos archivos que pertenezcan a varias categorías; para estos, deberá hacer una llamada de juicio individual. Recuerde, siempre puede realizar una búsqueda si hay algo que no puede encontrar.

5. Personaliza tu fondo.

Si desea que su escritorio esté organizado de manera aún más intuitiva, considere crear un fondo personalizado, dividido en secciones claras. Por ejemplo, puede designar el lado izquierdo de la pantalla para las «aplicaciones más usadas» y el medio para los «archivos de acceso frecuente».

6. Tómese el tiempo extra para clasificar el contenido nuevo.

Es tentador volcar archivos nuevos en su escritorio al azar cuando tiene prisa, pero si desea mantenerse organizado, deberá comprometerse a tomarse el tiempo para mantener todos los archivos y aplicaciones nuevos en el orden correcto (y con las convenciones de nomenclatura adecuadas). Toma unos minutos como máximo, por lo que no debería ser un gran compromiso.

7. Programe una sesión de limpieza recurrente.

Siempre que su calendario no esté repleto de recordatorios y tareas pendientes, programe una sesión periódica para limpiar su escritorio y evitar que se desborde. Programar algo una vez a la semana, o incluso una vez al mes, puede evitar que su escritorio se vuelva a abarrotar.

Una vez que su escritorio esté lo suficientemente organizado, le resultará mucho más fácil encontrar lo que está buscando, se sentirá revitalizado e incluso puede encontrarse de mejor humor durante la jornada laboral. Puede llevar una inversión de tiempo organizarse, pero los resultados finales valen la pena.

Las opiniones expresadas aquí por los columnistas de Inc.com son propias, no de Inc.com.

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