Es la temida sensación de encender su teléfono inteligente o iniciar sesión en la computadora de su trabajo y ver lo inevitable: la bandeja de entrada llena. Correos electrónicos de colegas que necesitan respuestas ahora, supervisores que necesitan respuestas ayer, anuncios variados, spam y las fotos del viaje de pesca de su amigo.

¿Qué hace con esta avalancha de correo electrónico entrante para que no sea abrumador? Pruebe estos nueve pasos para organizar su bandeja de entrada y mantenerla así:

1. Organizar es una tarea diaria.

Hágalo parte de su rutina, como el almuerzo, la pausa para el café, la reunión diaria de ventas o el informe de ingresos. Es algo que usted programa, no algo que podría hacer en el último minuto.

2. Comprometerse con un sistema de archivo que sea flexible.

Su sistema de archivo en línea consta de carpetas que crea dentro de su sistema de correo electrónico. Su sistema de archivo de copias impresas consiste en archivos colgantes en un gabinete de metal o madera. Elija lo que elija, debe ser un sistema capaz de crecer con sus necesidades.

3. Mantenga esos archivos limpios y ordenados.

Programe una revisión semanal o mensual de esos archivos; eliminar aquellos que ya no son útiles. Mueva el papeleo de un archivo a otro y consolide los archivos.

4. Utilice el sistema FAST.

Una vez que lo haya leído, decida si lo va a Archivar, Asignar a alguien, Almacenar (o Escanear) para futuras referencias o Tirarlo a la papelera.

5. Configure su filtro de spam.

Si su documentación llega por correo electrónico, configure su filtro de correo no deseado o correo no deseado para eliminar correos electrónicos masivos y no solicitados de anunciantes, vendedores y otras pérdidas de tiempo.

6. Los amigos no permiten que sus amigos envíen nada a las direcciones de correo electrónico del trabajo.

Por mucho que ver las últimas fotos lindas de bebé de tu amigo signifique para ti, no le des tu correo electrónico del trabajo. Al hacerlo, vincula su correo electrónico con el tuyo, y ahí es cuando tu bandeja de entrada se llena con cupones de pañales no deseados y artículos sobre lactancia.

7. No des la dirección de correo electrónico de tu trabajo.

Tenga cuidado al publicar un perfil profesional. Si su perfil de LinkedIn es público, todo lo que contiene (incluido su correo electrónico de trabajo) es público. Es bueno que sus contactos de negocios lo encuentren, pero malo para los usuarios de redes sociales que buscan conexiones aleatorias para mejorar su perfil.

8. No «controle el pánico» en su bandeja de entrada.

Es contraproducente revisar tu bandeja de entrada cada cinco minutos. Configure un temporizador en su correo electrónico o use un reloj para recordarle que debe revisar cada 30 minutos. Esto mantiene el trabajo entrante en orden mientras se completan otras tareas.

9. Ocúpate de tu bandeja de entrada a primera y última hora del día.

Vacíe su bandeja de entrada como su primera orden del día y su última tarea del día. Despeja el camino para las actividades del día, ayuda a preparar una lista de tareas pendientes para mañana y proporciona una sensación de logro en ambos extremos del día.

Las opiniones expresadas aquí por los columnistas de Inc.com son propias, no de Inc.com.

9 pasos para organizar su bandeja de entrada hoy

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *