Hay un viejo adagio sobre los negocios que dice que «el efectivo es el rey» y, si es así, entonces el flujo de efectivo es la sangre que mantiene latiendo el corazón del reino. El flujo de caja es uno de los componentes más críticos del éxito de una pequeña o mediana empresa. Sin efectivo, las ganancias no tienen sentido. Muchos negocios rentables en papel han terminado en bancarrota porque la cantidad de efectivo que ingresa no se compara con la cantidad de efectivo que sale. Es posible que las empresas que no ejercen una buena administración del efectivo no puedan realizar las inversiones necesarias para competir, o es posible que tengan que pagar más para pedir dinero prestado para funcionar.

«A pesar del hecho de que el efectivo es el elemento vital de un negocio, el combustible que mantiene el motor en marcha, la mayoría de los dueños de negocios realmente no controlan su flujo de efectivo», dice Philip Campbell, contador público certificado y ex director financiero. en varias empresas y autor de Nunca te quedes sin efectivo (Editorial Crecer y Tener Éxito 2004). «La mala gestión del flujo de efectivo está provocando más quiebras comerciales hoy que nunca».

Los estudios académicos a lo largo de los años han encontrado que los problemas de flujo de efectivo pueden ser una de las principales causas del fracaso de las empresas. Un estudio publicado en agosto por Equifax, la agencia de informes crediticios, encontró que las quiebras entre los 27 millones de pequeñas empresas del país aumentaron un 81 por ciento entre junio de 2008 y junio de 2009. Mientras que la Administración de Pequeñas Empresas (SBA, por sus siglas en inglés) de EE. se lanzan cada año, un estudio de 2007 informado en la Revisión Laboral Mensual de la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. indica que dos tercios solo sobrevivirán dos años, el 44 por ciento sobrevivirá cuatro años y el 31 por ciento sobrevivirá durante al menos siete años. A lo largo de los años, los académicos han descubierto que la insuficiencia de capital es una de las principales razones del fracaso de las pequeñas empresas, junto con la falta de experiencia, la mala ubicación, la mala gestión del inventario y la inversión excesiva en activos fijos, según la SBA.

Las siguientes páginas lo ayudarán a comprender qué es el flujo de caja, cómo afecta las ganancias y consejos sobre cómo mejorar su flujo de caja.

Conceptos básicos de flujo de efectivo

¿Qué es el flujo de efectivo? Es básicamente el movimiento de fondos dentro y fuera de su negocio. Debe realizar un seguimiento de esto ya sea semanal, mensual o trimestral. Hay esencialmente dos tipos de flujos de efectivo:

Flujo de caja positivo: Esto ocurre cuando el efectivo que se canaliza hacia su empresa a partir de ventas, cuentas por cobrar, etc. es mayor que la cantidad de efectivo que sale de su empresa a través de cuentas por pagar, gastos mensuales, salarios, etc.

Flujo de caja negativo: Esto ocurre cuando su salida de efectivo es mayor que su efectivo entrante. Esto generalmente significa problemas para una empresa, pero hay pasos que puede tomar para remediar la situación y generar o cobrar más efectivo mientras mantiene o reduce los gastos.

Conseguir un flujo de caja positivo no es casualidad. Tienes que trabajar en eso. Necesita analizar y administrar su flujo de efectivo para controlar de manera más efectiva la entrada y salida de efectivo. La SBA recomienda realizar un análisis de flujo de caja para asegurarse de que tiene suficiente efectivo cada mes para cubrir sus obligaciones en el próximo mes. La SBA tiene una hoja de cálculo de flujo de efectivo gratuita que puede usar. Además, la mayoría de los paquetes de software de contabilidad orientados a pequeñas o medianas empresas, como Quickbooks, lo ayudarán a producir un estado de flujo de efectivo. También hay otros sitios web que ofrecen plantillas gratuitas, como Winsmark Business Solutions y Office Depot.

Beneficio frente a flujo de caja

El beneficio no es igual al flujo de caja. No puede simplemente mirar su estado de pérdidas y ganancias (P&L) y controlar su flujo de caja. Muchas otras cifras financieras se incorporan a la factorización de su flujo de efectivo, incluidas las cuentas por cobrar, el inventario, las cuentas por pagar, los gastos de capital y el servicio de la deuda. La gestión inteligente del flujo de efectivo requiere un enfoque láser en cada uno de estos impulsores de efectivo, además de su ganancia o pérdida. “Hay un secreto que muy pocos dueños de negocios han descubierto (y la comunidad contable no ha hecho un buen trabajo al revelarlo): saber si obtuvo una ganancia (o generó una pérdida) no es lo mismo que saber qué pasó con su efectivo, dice Campbell. «La ganancia, tal como la definen las reglas de la contabilidad, es simplemente ingresos menos gastos. Facturar a un cliente por los productos o servicios que le vendió genera ingresos. En realidad, cobrar el dinero en esa factura es lo que genera efectivo».

En realidad, se necesita un flujo de caja positivo para generar ganancias. Necesita suficiente efectivo para pagar a sus empleados y proveedores para que pueda fabricar bienes. Es la venta de esos bienes lo que ayuda a generar ganancias. Pero si no tienes el dinero para hacer los productos, no obtienes ganancias. Por lo tanto, realmente necesita estructurar su negocio para tener un flujo de efectivo positivo si desea que su negocio crezca y aumente las ganancias.

«Hacer crecer su negocio ejerce una gran presión sobre el efectivo», dice Campbell. «Casi siempre tiene que hacer inversiones y generar ciertos gastos antes de lograr mayores ingresos y flujo de caja que viene con un crecimiento exitoso. Tal vez desee abrir una oficina en una nueva ciudad para poder construir el negocio allí. O bien, necesita construir una nueva instalación para tener la capacidad de vender a clientes más grandes. Esos escenarios (y otros) requieren efectivo por adelantado».

Cómo mejorar el flujo de caja

La mayoría de los dueños de negocios ven el crecimiento como la solución a un problema de flujo de efectivo. Es por eso que a menudo logran su objetivo de hacer crecer el negocio solo para descubrir que han aumentado sus problemas de flujo de efectivo en el proceso. Planifique el crecimiento y los desembolsos de efectivo relacionados con anticipación, para que no sean una sorpresa. Mientras tanto, la SBA recomienda que siga los siguientes pasos prácticos para administrar mejor el flujo de efectivo, especialmente para el negocio en crecimiento:

Cobro de cuentas por cobrar – Para acelerar la recepción y el procesamiento de las cuentas por cobrar, la SBA sugiere varios pasos. Busque un servicio de caja de seguridad, cajas postales atendidas por bancos para que los clientes en ubicaciones remotas puedan enviar pagos allí y los bancos procesarán los cheques más rápidamente. Pida a los clientes que preautoricen cheques para que los bancos puedan girar contra sus cuentas en intervalos de tiempo. Centralice sus operaciones bancarias en un solo banco. Pida a los clientes que paguen con cheques de transferencia de depósito, una transferencia de fondos relativamente económica. También puede intentar ofrecer descuentos a los clientes si pagan las facturas rápidamente.

Requisitos de crédito más estrictos – Las empresas a menudo tienen que otorgar crédito a los clientes, especialmente cuando comienzan o están creciendo. Pero debe investigar de antemano para determinar el riesgo de otorgar crédito a cada cliente. ¿Pueden pagar sus cuentas a tiempo? ¿Su negocio está creciendo o vacila? ¿Están teniendo problemas de flujo de efectivo? La SBA recomienda obtener un informe de Dun & Bradstreet sobre clientes potenciales y pedirles que llenen una solicitud de crédito. También debe comprobar las referencias. Otra opción para extender el crédito de la tienda es aceptar tarjetas de crédito. Esto le costará un porcentaje, generalmente del 2 al 5 por ciento de la venta, pero puede ser una apuesta más segura para recibir el pago a tiempo.

Aumento de las ventas – Si necesita más efectivo, parece obvio salir y tratar de atraer nuevos clientes o vender bienes o servicios adicionales a sus clientes existentes. Pero esto puede ser más fácil decirlo que hacerlo. La adquisición de nuevos clientes es esencial para un negocio en crecimiento, pero puede llevar tiempo y dinero convertir prospectos en ventas. Vender más a los clientes existentes es más barato y puede hacerlo analizando lo que están comprando y por qué, información que incluso puede llevarlo a aumentar su margen de ganancias y, con suerte, generar más efectivo. Pero la SBA advierte a las empresas que tengan cuidado al aumentar las ventas porque es posible que solo aumenten sus cuentas por cobrar y no el efectivo real si estas ventas son a crédito.

Descuentos en precios – Una opción para aumentar el flujo de efectivo es ofrecer descuentos a sus clientes si pagan antes de tiempo. Si bien esta práctica puede afectar su margen de ganancias, puede ayudar a administrar su flujo de efectivo al incentivar a los clientes a realizar pagos antes de lo que normalmente requieren los ciclos de facturación. Su empresa también puede aprovechar esto con los proveedores y otros que usted debe, pero tenga cuidado de que sus pagos anticipados de la deuda no le dejen con un déficit de flujo de efectivo.

Garantizar préstamos – Los problemas de flujo de caja a corto plazo a veces pueden hacer necesario que una empresa obtenga un préstamo de una institución financiera. Algunos tipos posibles son líneas de crédito renovables o préstamos de capital, según la SBA. La mayoría de las veces este tipo de préstamo cumple sus objetivos, aunque durante la crisis financiera muchos bancos estaban cancelando líneas de crédito y solicitando préstamos. Otra opción es un préstamo amortizado a largo plazo que incluye intereses y capital hasta que se pague el préstamo.

Obtener el control de su flujo de efectivo

Campbell sugiere hacerse las siguientes dos preguntas para tener una idea de si tiene bajo control la situación del flujo de efectivo de su empresa:

1. ¿Cuál es mi saldo de efectivo en este momento?

2. ¿Cuál espero que sea mi saldo de efectivo dentro de seis meses?

«Si no puede responder a estas dos preguntas, entonces prepárese para un paseo salvaje», dice. «Estás en una montaña rusa que está a punto de volverse realmente aterradora. No tienes tu flujo de efectivo bajo control».

Una forma de mantener esa situación bajo control es hacer un seguimiento de los resultados de su flujo de efectivo todos los meses para determinar si su administración está generando el tipo de flujo de efectivo que su empresa necesita. Esto también lo ayuda a mejorar cada vez más en la creación de proyecciones de flujo de efectivo en las que puede confiar al tomar decisiones comerciales sobre la expansión de su negocio y el cuidado de sus facturas existentes.

Enlaces relacionados:

Guía de Inc. sobre conceptos básicos de flujo de efectivo

El secreto para dar formato a las proyecciones de flujo de caja

Cómo administrar el flujo de efectivo

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