Con la economía en alza, muchas empresas en crecimiento están comenzando a buscar nuevos empleados talentosos. Eso significa muchos primeros días en los trabajos y mucho tiempo y dinero para gastar mientras los nuevos empleados se ponen al día. ¿Qué pasaría si pudiera reducir el tiempo que le toma a un empleado alcanzar su máximo potencial?

Esa es la promesa de una tendencia creciente en la gestión de recursos humanos llamada incorporación; sus defensores lo describen como un enfoque integral para atraer nuevos empleados que va más allá de la simple orientación. Los planes de incorporación están destinados a familiarizar a los nuevos empleados con los objetivos generales de una empresa y apoyarlos cuando se embarcan en proyectos iniciales, todo en un esfuerzo por lograr la percepción de éxito (y productividad) rápidamente. La recompensa final es reducir la rotación y alentar a los trabajadores a permanecer en una organización por más tiempo.

«Realmente se trata de calcular el costo de contratar nuevos trabajadores para el negocio», dice John Sullivan, ex director de talento de Agilent Technologies y profesor de administración en la Universidad Estatal de San Francisco. «Las empresas necesitan nuevas contrataciones para ser productivas y, especialmente en una empresa pequeña, cada empleado cuenta».

He aquí un vistazo a cómo su empresa puede configurar un proceso de incorporación para acortar la curva de aprendizaje para las nuevas contrataciones.

Incorporación de un nuevo empleado: planifique con anticipación

¿Cree que la incorporación comienza el primer día de un empleado? Equivocado. Un programa de incorporación exitoso en realidad comienza durante el proceso de reclutamiento y contratación, dice Erin Perry, directora de soluciones para clientes en Pinstripe, una empresa de reclutamiento con sede en Brookfield, Wisconsin. Un proceso de incorporación está vinculado y, de alguna manera, comienza con la marca de empleador que crea para atraer a las personas que se ajustan mejor a los objetivos generales de su empresa. «Si usted es una organización de alta tecnología que tiene una marca genial y que usa las redes sociales y habla de innovación cuando anuncia para atraer nuevos asociados, eso es genial», dice Perry. «Pero si en el primer día de una nueva contratación usted entrégueles 15 formularios diferentes para completar, su mensaje de marca de empleo acaba de morir».

Los expertos sugieren que comience el proceso de orientación antes de que se contrate formalmente a un candidato al incluir amplia información sobre su lugar de trabajo y su cultura en la sección de Carreras en su sitio web. «La orientación debe comenzar con el primer clic del mouse cuando alguien ingresa por primera vez al sitio web de la empresa, de modo que cuando la persona ingrese a la entrevista, ya sepa bastante sobre la organización», dice Richard Jordan, un gerente de negocios. Entrenador que ha sido responsable de remodelar el proceso de reclutamiento y orientación en varias empresas de tecnología. De esa manera, es más probable que atraiga a candidatos que estén más comprometidos con los objetivos y la cultura de su empresa y que tengan más probabilidades de convertirse en empleados altamente productivos.

Seguramente se requerirá una nueva contratación para completar una gran cantidad de papeleo nuevo, entonces, ¿por qué no comenzar con ventaja? Muchas empresas optan por enviar los formularios legales necesarios junto con una carta de oferta formal. También puede enviar un manual del empleado con anticipación, para que los nuevos miembros del personal no se sientan abrumados con la información el primer día.

El software de recursos humanos y otras aplicaciones relacionadas también se pueden implementar con anticipación. Los sistemas automatizados son especialmente útiles porque la incorporación requiere la participación de varios departamentos dentro de una empresa, todos trabajando juntos para dar la bienvenida e involucrar a un nuevo empleado, para que se sienta lo más cómodo posible desde el primer día. La tecnología adecuada puede ayudar a coordinar varias personas y tareas al encargarse del papeleo electrónicamente o enviar notificaciones alertando al personal de soporte de TI para configurar la computadora portátil y el BlackBerry de un nuevo empleado.

La tecnología también puede ser una forma efectiva de socializar a su nuevo empleado en la cultura organizacional de su empresa, dice Perry. En la Intranet de una empresa, puede poner a disposición de un nuevo empleado multimedia, como videos y podcasts, que indiquen los objetivos estratégicos generales de su empresa, hablen sobre los valores de su empresa y brinden testimonios de empleados. Como beneficio adicional, estos videos pueden presentar a los líderes de la empresa, lo que ayudará a presentar a los jugadores clave, reduciendo el interminable juego de nombres que generalmente ocurre el primer día de un empleado.

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Incorporación de un nuevo empleado: en el primer día, fije los detalles

La perspectiva del primer día en el trabajo es angustiosa. Los nuevos empleados están ansiosos por impresionar a sus nuevos jefes. Por lo tanto, si no saben dónde está la fotocopiadora o cómo usarla, es probable que no pregunten y pierdan el tiempo tratando de resolver los pequeños detalles por sí mismos. Y si les arrojas un montón de información, es probable que no recuerden la mayor parte. Con un programa de incorporación efectivo, debe intentar presentar la información básica de una manera fácil de digerir, de modo que un novato pueda dedicarse a los aspectos más exigentes de su trabajo.

La forma de hacerlo es considerar los pequeños detalles logísticos que se suman a la sensación de comodidad y familiaridad que uno tiene en un lugar de trabajo. Esto es bueno no solo para la tranquilidad de un nuevo empleado, sino también para la salud y el bienestar general de su negocio. “Si una persona es nueva y no sabe cómo usar el sistema telefónico y cuelga accidentalmente a un cliente potencial, a ese cliente no le va a importar que sea nueva”, dice John Sullivan. ‘Simplemente van a estar enojados’.

Aquí hay una lista de cosas que debe tener listas para cuando sus nuevos empleados entren por la puerta:

  • Envíe un correo electrónico a todos en la oficina para que estén preparados para recibir a un nuevo empleado.
  • Obtenga una credencial de seguridad para el nuevo trabajador si la necesita.
  • Proporcione una placa con el nombre en su escritorio o en la puerta de la oficina como una señal tangible de que ha preparado el espacio.
  • Configura la computadora.
  • Configurar las cuentas de correo electrónico del nuevo empleado.
  • Proporcione guías para cualquier software necesario que él o ella usará.
  • Configure su sistema telefónico y proporcione instrucciones para usar el correo de voz.
  • Tenga una pila de tarjetas de presentación esperando.

Y aquí hay una lista de preguntas que debe responder para el nuevo empleado voluntariamente:

  • ¿Qué debe llevar él o ella? (Es una buena idea decirles que traigan dos formas de identificación para verificar el papeleo).
  • ¿Dónde debe estacionar él o ella?
  • ¿Por quién debería preguntar en el vestíbulo?
  • ¿Dónde están los baños?
  • ¿Dónde está la fotocopiadora? (¿Y, cómo funciona?)
  • ¿Dónde está la cafetería?
  • ¿Con quién debe hablar el empleado si tiene preguntas adicionales? (Es una buena idea asignar a un compañero de trabajo o un gerente de contratación como mentor para que se comunique con el nuevo empleado durante al menos la primera semana).

El supervisor inmediato de un nuevo empleado también debe estar presente el primer día. «Lo peor que puede hacer es que aparezcan nuevos empleados cuando su supervisor inmediato no está allí durante tres o cuatro días», dice Sullivan. «Es como casarse y no tener a su cónyuge en su luna de miel».

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Incorporación de un nuevo empleado: individualización del proceso

A diferencia de una orientación tradicional del primer día, donde un empleado generalmente pasa una buena parte del tiempo firmando formularios para Recursos Humanos y revisando las políticas de la organización, la incorporación pretende ser un enfoque multifacético. Y aunque la lista de cosas a tener en cuenta para el primer día de una nueva contratación se aplica prácticamente a cualquier empleado, eso no significa que deba olvidarse de las necesidades únicas de cada individuo. Todo lo contrario, de hecho.

Por ejemplo, diferentes personas prefieren diferentes estilos de gestión, entonces, ¿por qué no preguntarle a un nuevo empleado desde el principio cómo quiere que lo gestionen? «La incorporación es un enfoque personalizado basado en el rendimiento», dice Sullivan. ‘¿Por qué no te preguntamos por adelantado cuál es la mejor forma de manejarte?’

Un elemento más personal del proceso puede involucrar a los nuevos empleados, dándoles la capacidad de identificar sus metas personales con el éxito general de la organización. Ari Weinzweig, director ejecutivo de Zingerman’s Community of Businesses, un grupo de empresas especializadas en alimentos en Ann Arbor, Michigan, todavía imparte personalmente una clase de orientación para los nuevos empleados. «Al tomarse el tiempo para enseñar la orientación, el mensaje claro que se transmite es que los valoramos tanto a ellos y su trabajo que el jefe de la empresa está dispuesto a sentarse con ellos para repasar las cosas», dice.

Asegúrese de que un nuevo miembro del personal comprenda cómo puede contribuir individualmente a la empresa. Explíquele al empleado cómo funciona su sistema de evaluación del desempeño, para que no pierda el tiempo en cosas que no importan y pueda comenzar a trabajar rápidamente en objetivos clave. Si realiza un plan de incorporación personalizado, «le da a la persona la impresión de que los empleados son activos muy importantes para la organización, elegidos entre muchos candidatos, y que se reconoce su talento y potencial», dice Jordan. ‘Quieres asegurarte de desarrollar su trayectoria profesional dentro de la organización.’

El compromiso que siente un empleado con una empresa también tiene que ver con las relaciones sociales que establece con sus compañeros de trabajo. Un proceso de incorporación debe considerar esas relaciones y facilitarlas desde el principio. Organice un almuerzo el primer día con el equipo o departamento del nuevo empleado. O intente darle a su nuevo empleado vales de regalo para una semana para el almuerzo, para que él o ella pueda llevar a un colega a almorzar todos los días.

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Incorporación de un nuevo empleado: cumplimiento de su plan

La incorporación no termina el viernes de la primera semana de trabajo de un nuevo empleado. El proceso debe continuar a lo largo de varios meses y, durante ese tiempo, es esencial solicitar la retroalimentación de todos los constituyentes. Una buena manera de hacerlo es asignar a un gerente de reclutamiento para que realice un seguimiento de los primeros meses en el trabajo del nuevo empleado, dice Jordan, porque esa persona ya habrá desarrollado una relación con el empleado.

«Soy un gran creyente de la topografía en cada paso del proceso», dice Perry. Ella sugiere encuestar al final de la primera semana y al final de cada uno de los primeros tres meses del empleado, haciendo diferentes preguntas en cada etapa. Comience con preguntas sobre el proceso de contratación, cómo el primer día cumplió con las expectativas del empleado y si están luchando con algún problema relacionado con la tecnología. Luego, comience a preguntar si el empleado tiene las herramientas necesarias para completar su trabajo y, finalmente, comience a preguntar sobre los objetivos estratégicos de un empleado. Desea saber qué tan comprometido o conectado se siente el nuevo empleado con la organización.

También desea asegurarse de que alguien sea responsable, preferiblemente un gerente de línea que se dé cuenta de los ahorros de costos para el negocio si un nuevo empleado se pone al día más rápido. Desea que los gerentes sean muy conscientes de que está midiendo la productividad a través de métricas. Asegúrese de que los empleados sean realmente productivos y, si no lo son, averigüe qué es lo que está fallando. Ajuste continuamente la forma en que incorpora a los empleados para asegurarse de que puede maximizar los beneficios del proceso.

Una vez que haya hecho eso, puede comenzar a establecer una lista de verificación general de lo que desea cubrir cuando se esté incorporando. Incluso dentro de ese plan o proceso estructurado, asegúrese de dejar espacio para esos toques personales. «Tus empleados se orientarán tanto si lo planificas como si no», observa Perry. «Pero si lo planificas, es mucho más probable que tenga éxito».

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