Traer un gerente de oficina a bordo puede parecer un lujo para una pequeña empresa. Pero si se está embarcando en un período de rápido crecimiento, necesita ayuda de RR.

«Es más un lujo tener a alguien que haga eso, pero si estás dando vueltas, vendiendo o reuniéndote con inversionistas, necesitas a alguien que esté allí», dice Ellen Rudnick, directora ejecutiva del Centro Polsky. para el Emprendimiento en la Escuela de Graduados de Negocios de la Universidad de Chicago.

Para Caroline Colom Basquez, propietaria y diseñadora detrás de Paloma’s Nest, una tienda en línea de cerámica artesanal, se dio cuenta de repente de que necesitaba ayuda para administrar el espacio de su oficina.

«Alrededor de un año y medio en el negocio, estaba haciendo todo, y me refiero a todo, incluido todo el procesamiento y envío de pedidos, marketing, relaciones públicas», dice. «Lo importante es saber cuándo obtener ayuda y no esperar demasiado. Sabes que es el momento cuando el volumen de trabajo que estás haciendo y las horas por día que estás gastando son tales que físicamente no puedes hacer más para que el negocio funcione». ayudarla a crecer».

Antes de publicar una lista de trabajos, es importante identificar exactamente qué implica el puesto de gerente de oficina que contratará. El método más simple: tómese el tiempo necesario para elaborar cuidadosamente una descripción del trabajo y definir claramente lo que está buscando.

Profundice: qué gerentes de oficina En realidad Hacer

Contratación de un gerente de oficina: la descripción del trabajo

El primer elemento bajo el título del trabajo debe ser un resumen general del puesto. Debe seguir una lista de deberes y responsabilidades laborales. Dependiendo de lo que su empresa necesite en un gerente de oficina, esa lista podría incluir una amplia variedad de tareas, desde trabajo administrativo hasta administración de nómina y gastos y mantenimiento de la oficina.

Aunque los aspectos prácticos de la descripción del puesto de gerente de oficina variarán mucho de una compañía a otra, una sola consideración es de suma importancia cuando se contrata a un gerente de oficina: la experiencia. Averigüe exactamente qué nivel de experiencia y en qué campo creará la mejor opción. Es importante que la persona que elija para incorporar esté bien versada en una variedad de tareas de oficina, personal y tenga una gran habilidad con las personas. La capacidad multitarea también debe ser una prioridad.

Al redactar la descripción, es clave no olvidar una línea de eslogan para incluir «tareas asignadas» adicionales, en caso de que el trabajo se transforme con el tiempo o se omita algo. «Básicamente, es para que un empleado no regrese y diga ‘eso no estaba en la descripción de mi trabajo'», dijo Roberta Chinsky Matuson, fundadora y directora de Human Resource Solutions.

Cuando la descripción del trabajo está claramente establecida y acordada por la gerencia, es hora de escribir y publicar la lista de trabajos, para la cual ya se han sentado las bases.

Profundice: vea una plantilla de descripción de trabajo de muestra

Contratación de un gerente de oficina: cómo determinar la compensación

Debido a que los administradores de oficina experimentados pueden tener una gran demanda, es probable que tengan requisitos salariales mucho más elevados que aquellos con un grado menor de experiencia. Antes de decidir un salario, es importante sopesar el nivel de habilidad del puesto que necesita ocupar con la cantidad que está dispuesto a gastar y encontrar un equilibrio.

Las pequeñas empresas con un presupuesto de gastos más ajustado podrían considerar buscar un gerente de oficina a tiempo parcial. Rudnick sugiere que los estudiantes de posgrado, e incluso los de licenciatura, son excelentes empleados de medio tiempo y pueden afectar menos el presupuesto, porque no necesariamente requieren beneficios. Una empresa nueva que asesoró recientemente tiene 10 empleados dedicados, pero solo dos de ellos son de tiempo completo, lo que permite a la empresa mantener los costos bajos.

Para encontrar un salario que sea justo para ofrecer, busque otros listados locales en línea y verifique qué gerentes de oficina con el nivel de experiencia que busca demandan en PayScale.com, donde puede buscar puesto más experiencia y tener en cuenta la ubicación. La búsqueda en Salary.com revela que el salario base medio de un gerente de oficina en una gran ciudad es de entre $57 000 y $79 000, mientras que en un área más rural es aproximadamente $14 000 menos en promedio.

En caso de duda, también es perfectamente sensato preguntar a los solicitantes sobre sus expectativas salariales. Considere los beneficios, también, como parte de esa expectativa, porque no existe un estándar de oro para la fijación de salarios. Los niveles de experiencia de los solicitantes pueden ser otro factor determinante del salario, por lo que es preferible establecer sus calificaciones antes del proceso de contratación.

Profundice: la forma correcta de pagar

Contratación de un gerente de oficina: atraer a los candidatos adecuados

Para las pequeñas empresas con un espacio de trabajo íntimo, una de las mejores apuestas para contratar puestos de nivel inferior es dentro de las redes sociales, tanto en línea como en el mundo real. Los directores ejecutivos que contratan gerentes de oficina y asistentes ejecutivos de nivel de entrada deben buscar activamente referencias de amigos y colegas, además de tener en cuenta a otras personas que encuentran que los impresionan con conciencia o habilidad.

En línea, recurrir a las redes sociales puede ser valioso para encontrar miembros de un pequeño grupo central de empleados, pero sea selectivo con los sitios que elija. Si bien publicar en Craigslist.org puede causar una avalancha de currículos, es probable que un correo electrónico a través de LinkedIn genere algunos candidatos profesionales calificados a quienes sus contactos de confianza ya respaldan.

Querrá enumerar claramente las responsabilidades del trabajo y un resumen del trabajo, que se puede extraer directamente de la descripción del trabajo que ya ha creado. Las responsabilidades podrían incluir la entrada de datos, tareas de recepción, motivar y capacitar al personal administrativo y algunas tareas tradicionales de recursos humanos, como la gestión de gastos, la nómina o la capacitación. En algunas oficinas, se espera que el gerente de la oficina también administre el presupuesto de la empresa y controle los porcentajes de las metas.

Además de la descripción general y la lista de responsabilidades que se encuentran en la descripción del trabajo, una excelente lista de trabajos incorpora las características de comportamiento deseadas de su contratación ideal. Si no está seguro acerca de estos rasgos temporales y experienciales, Matuson sugiere que simplemente mire a su alrededor.

«Si tienes empleados, miras a tus empleados estrella y miras lo que tienen en común», dice ella. «En una empresa nueva, el empleado ideal es alguien que puede realizar múltiples tareas, que tiene mucha energía y puede cambiar su juego al instante. Una persona que trabajará bien en un bufete de abogados es muy diferente».

En un gerente de oficina, los rasgos de comportamiento admirables podrían incluir la orientación a los detalles, la automotivación, una actitud positiva, habilidades para ganarse a las personas y manejo del estrés. Las líneas de la lista resultante podrían leer: «El candidato ideal podrá trabajar bien en un entorno enérgico y acelerado con una actitud positiva y habilidades impecables de gestión del tiempo.

A continuación, incluya al menos un párrafo que detalle las calificaciones mínimas, incluidos los antecedentes educativos y experienciales preferidos. Ser detallado ayudará a reducir el grupo de solicitantes.

Los antecedentes educativos y experienciales preferidos también pueden incorporar características de comportamiento. En lugar de una viñeta que diga «Se requieren más de 10 años de experiencia«considere algo en la línea de»Jugador de equipo con fuertes habilidades de liderazgo y 10 o más años de capacidad demostrada para administrar de manera efectiva

Si su temor es una avalancha de solicitantes, enumerar un salario podría reducir el grupo. De lo contrario, los expertos sugieren que no es necesario. Si bien su listado debe ser completo, no haga un volcado de datos. Mantenlo sucinto y digerible.

Con la lista completa, publíquela en el sitio de empleos de su empresa, si tiene uno. Complemente eso con listados en publicaciones comerciales específicas y medios especializados y publicaciones en sitios de trabajo en línea. Si sitios como Craigslist.org y Monster.com parecen demasiado de interés general, no se preocupe. En la era de los sitios de búsqueda de araña como Indeed.com y SimplyHired.com, los motores de búsqueda rastrearán su listado y los candidatos calificados tendrán la oportunidad de encontrar su publicación.

Una vez que comiencen a llegar las solicitudes, depende de usted clasificarlas y averiguar quién se ajusta a sus calificaciones y con quién le gustaría hablar. Incluso los expertos dicen que este proceso es siempre subjetivo.

Profundice: consejos de reclutamiento y contratación

Contratar a un gerente de oficina: entrevistar a los solicitantes

Si la entrevista parece intimidante, recuerde que sus objetivos clave son averiguar: ¿Puede este candidato realmente hacer el trabajo y encajará en la cultura laboral de mi empresa? Por supuesto, estos son solo los conceptos básicos. A esto, agregue descubrir si el solicitante posee los rasgos de comportamiento deseados que ya ha establecido.

«En una entrevista, desea repasar las responsabilidades y habilidades laborales, y luego el otro componente es el comportamiento», dice Jamie Resker, presidente y fundador de Employee Performance Solutions. «Especialmente en un inicio, el emprendedor generalmente quiere a alguien que sea como arcilla moldeable, no alguien que tenga la personalidad de una barra de acero. ¿Se dejarán llevar por la corriente? Porque una pequeña empresa funciona de manera muy diferente a una gran empresa».

¿Sencillo? Elaborar preguntas que susciten respuestas que muestren fácilmente las respuestas a estas preguntas puede no ser tan fácil como parece. Preguntar a un candidato si funciona bien bajo presión es probable que obtenga simplemente un «sí». Haciéndole una pregunta que aplique presión directamente, como «¿Qué te hace pensar que eres mejor para este trabajo que todos los demás candidatos?» o «¿Con qué compañero de trabajo en su último trabajo no se llevaba bien y cómo manejó esa situación?» es más efectivo y probablemente arrojará una respuesta reveladora. Las hipótesis sobre el empleo futuro de un candidato en su empresa pueden ser aún más reveladoras.

Al hacer estas preguntas abiertas de comportamiento, escuche no solo el contenido de la respuesta de un candidato, sino también la voz y la forma detrás de ella.

Matuson dice: «¿Están bastante aletargados? ¿Están siendo honestos contigo? ¿Hicieron lo correcto? ¿Pidieron ayuda cuando la necesitaban? Después de un tiempo se vuelve muy obvio que esta persona es emprendedora, o trabajan duro, o toman buenas decisiones».

Profundice: adapte las preguntas de la entrevista a su empresa

Contratación de un gerente de oficina: verificación de referencias

Verificar las referencias de un candidato es la parte que más se pasa por alto en la práctica de contratación, pero los expertos dicen que es absolutamente esencial. Muchos empleadores también piden que los solicitantes acepten verificaciones de historial crediticio y exámenes de detección de drogas previos al empleo; esos son opcionales y, a menudo, dependen de la vocación.

De tres referencias, tenga una conversación telefónica con al menos dos y preste atención al tono de la recomendación de una referencia, no solo a su contenido. La mayoría de las personas sienten que no es prudente obstaculizar el empleo futuro de un empleado anterior, por lo que las referencias inteligentes no dirán nada negativo. Un consejo: deje un mensaje de correo de voz que diga: «Agradecería que me devolvieran la llamada solo si cree que este candidato es excepcional». Si una referencia realmente cree en el candidato, él o ella devolverá la llamada rápidamente. Si no recibe noticias de ellos, también puede leer eso.

Los expertos en recursos humanos también recomiendan tratar de verificar una referencia que sea no recomendado por el candidato: busque a una persona en el lugar de trabajo más reciente del candidato (en LinkedIn, por ejemplo) que debería haberlo conocido bien y pídale una opinión.

Y cuando tiene una verificación de referencia en el teléfono, ¿qué debe preguntar? Resker, presidente de Employee Performance Solutions, dice: «Una pregunta que me gusta hacer es ‘si la persona podría haber sido más eficaz, ¿qué podría haber hecho…

Cómo contratar a un gerente de oficina

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