Cuando dos o más personas iniciar un negocio o realizar una actividad comercial juntos para obtener ganancias, el resultado a menudo puede ser una unión fuerte que combina habilidades complementarias, recursos financieros, clientes y conexiones para ayudar a que la empresa tenga éxito. Pero, a veces, tales relaciones pueden agriarse, el negocio puede fracasar y las partes pueden decidir tomar caminos separados. A los ojos de la ley, por la naturaleza misma de entrar en negocios con otra parte, usted puede ser considerado una sociedad, ya sea que tenga un acuerdo por escrito o no. Lo mejor es seguir ciertos pasos legales y prácticos para estructurar esta relación de modo que sea beneficiosa para todos.

El número de sociedades comerciales en los EE. UU. ha estado creciendo constantemente a una tasa anual de alrededor del 5,6 por ciento anual a más de 3 millones en 2007, según los registros más recientes informados por el Servicio de Impuestos Internos de los EE. UU. El ingreso neto total de estas sociedades también ha ido en aumento, aumentando un 2,5 por ciento desde 2006 hasta un total de $683 mil millones para 2007, según muestran las cifras del IRS.

Con tanto dinero en juego, es importante que las asociaciones especifiquen lo que contribuye cada persona, ya sea en términos de financiamiento, propiedad, mano de obra o clientes, y lo que cada persona espera en términos de ganancias y propiedad. Un acuerdo de sociedad puede consolidarse mediante un acuerdo oral entre los socios, pero los expertos recomiendan poner los términos por escrito.

«Comparo el acuerdo de sociedad con un acuerdo prenupcial negociado antes del matrimonio», dice Barbara Weltman, abogada fiscal y comercial y autora de libros como Impuestos para pequeñas empresas de JK Lasser (Wiley 2009). “Cuando todos se aman y tienen las mejores intenciones, es una buena idea resolver los ‘qué pasaría si’. Desea decidir de antemano quién obtiene qué, quién hace qué, quién es responsable de qué y cómo resolver los desacuerdos: ¿qué sucede si una persona quiere jubilarse o un socio quiere expandirse y el otro no? «

Las siguientes páginas cubrirán los beneficios y las desventajas de una sociedad, cómo estructurar una sociedad en un acuerdo escrito para protegerse a usted y al negocio, y los pasos que debe seguir para formar una sociedad.

¿Por qué formar una sociedad?

Una vez que tenga una idea para una empresa, ya sea vender un producto o un servicio, comprenda las consecuencias de optar por convertirse en una sociedad. Como socio comercial, debe estar preparado para dedicar tiempo, utilizar métodos comerciales y configurarse adecuadamente para que pueda ganar más dinero, minimizar los impuestos y, en general, evitar posibles problemas. Estos son los pros y los contras de formar una sociedad comercial:

Beneficios de una asociación

  • Este tipo de entidad comercial es fácil y económico de establecer. No se requieren pasos formales o legales para formar una sociedad, a diferencia de formar una corporación, para lo cual debe presentar una solicitud ante el gobierno de su estado. Siempre que se una con al menos otra persona y tenga la intención de obtener ganancias de su negocio, automáticamente se convierte en una sociedad general, dice Weltman.
  • Presentar declaraciones de impuestos sobre la renta es fácil. Una sociedad general es una entidad de «transferencia», lo que significa que los socios, y no la sociedad, pagan impuestos individualmente. Eso significa que la declaración de la sociedad es simplemente una declaración de información, informando al IRS sobre los ingresos y gastos de la sociedad; los socios pagan impuestos sobre su participación en los ingresos de la sociedad en sus declaraciones personales.
  • Es una forma de atraer a posibles empleados o «talento». Una empresa puede potencialmente alcanzar nuevas alturas cuando se reúnen conjuntos de habilidades complementarias bajo una asociación. Una asociación también puede servir como un incentivo para atraer nuevos empleados si se dan cuenta de que pueden convertirse en socios en algún momento.

Desventajas de una sociedad

  • Quizás el mayor inconveniente es que cada socio es solidariamente responsable de las deudas y obligaciones del negocio. «Un acreedor puede demandar a un solo socio por toda la deuda de la sociedad y este socio es responsable de pagar el monto total al acreedor», dice Weltman. Una vez que un socio paga al acreedor, él o ella puede buscar la «contribución» de los otros socios.
  • Todos sus activos personales están potencialmente en riesgo. Esta es la razón por la que algunos abogados, como Cliff Ennico, columnista de pequeñas empresas sindicado a nivel nacional y autor de Guía de supervivencia para pequeñas empresas (Adams Media 2005), sugiere que es mejor incorporar su negocio o formar una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) en lugar de estructurarlo como una sociedad. La incorporación puede ayudar a proteger los activos personales si su empresa es demandada o si su socio comercial es demandado.
  • Cualquier activo que contribuya a la sociedad es de propiedad conjunta de usted y sus socios, y no hay garantía de que lo recuperará cuando se disuelva la sociedad.
  • Las ganancias que una empresa obtiene bajo una sociedad deben compartirse con otros.
  • A diferencia de una corporación, es posible que no pueda deducir algunos beneficios de los empleados de los ingresos comerciales en las declaraciones de impuestos.
  • Cada vez que comparte responsabilidades de toma de decisiones con otras partes; existe la posibilidad de desacuerdos. Los socios son copropietarios y eso significa que comparten la gestión y el control financiero del negocio.

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Estructuración de una sociedad comercial: ¿Quién califica?

El primer paso que debe tomar para formar una sociedad comercial es averiguar quién está en la sociedad. Las asociaciones se pueden formar con dos o más socios, aunque Ennico señala que las asociaciones con un gran número de socios (más de 10) pueden volverse difíciles de manejar. Las firmas profesionales con 50 o más socios tienen acuerdos extremadamente detallados que explican procedimientos rígidos sobre quién es admitido, quién firma el contrato de arrendamiento, la estructura de la sociedad, etc. «Puede ser muy complicado», dice Ennico. Los socios pueden incluir empleados, cónyuges, familiares o asociados. Puede haber razones que se opongan a incluir a un cónyuge como socio; por ejemplo, si transfiere el título de sus bienes personales a nombre de su cónyuge para proteger su propiedad personal en caso de que se demande a la sociedad, el cónyuge no puede tener ninguna participación en el negocio de la sociedad, según Ennico.

Si se está asociando con otra persona para realizar servicios para un cliente mutuo (por ejemplo, un desarrollador de sitios web que subcontrata el trabajo de diseño a otro consultor) y no quiere que esa persona sea su socio comercial formal, asegúrese de que la otra persona firme un acuerdo que establezca claramente que no son su socio o agente. Ennico recomienda además que notifique al cliente por escrito o por correo electrónico que NO está asociado con esa persona. De lo contrario, Ennico dice que existe el riesgo de que el cliente los vea como socios y los haga responsables a ambos si algo sale mal.

Profundice: 10 preguntas para hacerle a un socio comercial potencial

Estructuración de una sociedad comercial: ¿general o limitada?

Hay dos tipos de asociaciones. ¿Cuál es el tipo adecuado para ti?

  • Sociedades generales se forman cuando dos o más personas acuerdan entrar en negocios juntos para obtener una ganancia. Ni siquiera necesita poner nada por escrito (aunque debería hacerlo) ni presentar ningún tipo de notificación ante las autoridades estatales o locales. La característica que lo distingue de otros acuerdos comerciales, y lo convierte en una forma comercial peligrosa, es la responsabilidad conjunta y solidaria de los socios. Eso significa que cada socio es responsable de las deudas de la sociedad o de cualquier socio en nombre de la empresa. «Trate de evitar formar una sociedad», dice Ennico. «El acuerdo operativo de una Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC) contiene casi todas las mismas disposiciones que un acuerdo de sociedad, y el costo es casi el mismo».
  • Sociedades limitadas son una variación, en la que una sociedad comercial se compone de al menos un socio general y un socio limitado. «El socio limitado recibe este nombre porque disfrutaba de una responsabilidad personal limitada», dice Weltman. «El alcance de la exposición de las deudas de la sociedad es esencialmente la inversión del socio limitado en la sociedad». El socio comanditario es un socio silencioso, que contribuye con dinero a la empresa pero sin ningún derecho a dirigir cómo opera ni a estar involucrado en el funcionamiento del negocio de la sociedad. Además, una sociedad limitada solo se puede formar mediante la creación de un acuerdo formal de acuerdo con la ley estatal y la presentación de ciertos documentos en la oficina del Secretario de Estado de su estado. En algunos estados, es posible que también deba publicar un «aviso de formación» en los periódicos locales.

Profundice: cómo elegir la estructura legal adecuada

Estructuración de una sociedad comercial: redacción de un plan de negocios

Si bien este ejercicio no es obligatorio, es extremadamente útil para garantizar el éxito de una asociación. «El plan sirve como hoja de ruta para que la asociación implemente las acciones necesarias para poner en marcha y hacer crecer la empresa», dice Weltman. «También es útil para que se concentre en varios aspectos del negocio, como dónde planea obtener capital inicial y si venderá a través de la Web». Un plan de negocios debe describir las responsabilidades de cada socio para el negocio, incluido quién será el director o socio gerente.

Estructuración de una sociedad comercial: elección de un nombre

Encontrar el nombre correcto para su negocio puede describir de qué se trata el negocio. «Con frecuencia, el hecho de que la empresa sea una sociedad se explica por el nombre, como Wang and Williams Associates», dice Weltman. «Otras veces, el nombre puede relacionarse con el producto o servicio que ofrece la asociación». Después de elegir el nombre, debe protegerlo. Haga esto asegurándose de que haya disponible un nombre de dominio de Internet adecuado para su asociación, ya que la mayoría de las empresas en estos días deberían establecer un sitio web. Incluso si no configura un sitio web inmediatamente, reserve el nombre registrando su sitio. Verifique la disponibilidad del nombre que desea usar a través de Register.com u otros proveedores de nombres de dominio. También deberá registrar su nombre de asociación con un gobierno local, por lo que generalmente hay una tarifa modesta. Y aunque no es obligatorio, a menudo es una buena idea obtener protección legal para su asociación en forma de marca comercial. Obtenga información sobre la protección de marcas registradas de la Oficina de Patentes y Marcas Registradas de EE. UU.

Profundice: Consejos para nombrar su negocio

Estructuración de una sociedad comercial: comprensión de sus obligaciones tributarias

Una sociedad comercial no paga impuestos sobre la renta. La sociedad es una entidad de transferencia y los socios individuales pagan impuestos sobre su parte distributiva de los ingresos de la sociedad que se les traspasa. Cada año, la sociedad presenta una declaración, el Formulario 1065, para informar al IRS los ingresos, ganancias, pérdidas, deducciones y créditos del negocio, dice Weltman. También presenta un Anexo K-1 para cada socio, asignando una parte de cada elemento de ingresos, deducciones, etc. de acuerdo con los términos del acuerdo de sociedad. Es posible que se requieran informes similares a nivel estatal.

Cada socio informa su participación en los ingresos en el Anexo C de su Formulario 1040 de impuestos sobre la renta personal. Si la sociedad es rentable, cada socio debe pagar impuestos sobre el trabajo por cuenta propia sobre sus ganancias netas. Estos impuestos cubren la parte del empleador y del empleado de los impuestos del Seguro Social y Medicare. Debido a que un socio no es un empleado (un socio es una persona que trabaja por cuenta propia), no hay retención de un cheque de pago para cubrir los impuestos sobre la renta y el trabajo por cuenta propia. En cambio, estos impuestos son…

Cómo estructurar una sociedad

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