Una vez una parada opcional En la trayectoria profesional, las pasantías se están volviendo cada vez más obligatorias para los jóvenes, a menudo estudiantes de secundaria, licenciatura y posgrado, que buscan experiencia práctica en una amplia gama de campos. Los programas de pasantías también pueden ser un gran recurso para las empresas, en particular las empresas emergentes que pueden no tener el mismo tipo de atracción de talento que sus contrapartes más grandes.

Sin embargo, los requisitos legales, las brechas generacionales y los diferentes criterios de contratación hacen que la gestión de pasantes sea un animal completamente diferente a la gestión de empleados. Estos factores pueden dificultar el lanzamiento de un programa de pasantías sin encontrar problemas. Aquí hay algunos consejos sobre cómo estructurar un programa y administrar los pasantes en beneficio de todos.

Cómo administrar los pasantes: sepa lo que quiere

Cuando decide traer pasantes a bordo de su empresa, debe tener una visión muy clara de por qué está creando el programa de pasantías. Esto le permitirá medir su éxito y evitará que inadvertidamente explote a sus internos. Debe preguntarse, ¿estoy comenzando un programa de pasantías «porque [we’re] falta de personal y quiere que alguien haga los arreglos en la oficina?», dice Carroll Lachnit, editora ejecutiva de Workforce Management, una revista de recursos humanos con sede en Irvine, California. Si es así, continúa, «eso puede resultar una pasantía realmente desagradable». experiencia para todos».

Aquí hay tres cosas que los programas de pasantías pueden hacer por su empresa:

  • truco de recursos humanos: «Las pasantías son formas realmente baratas de entrevistar a la gente», dice Jo-Ellen Pozner, profesora asistente de administración de empresas en la Universidad de California, Berkeley. Contratar a alguien a tiempo completo y luego descubrir que cometió un error puede generar pagos costosos y pérdida de tiempo para reemplazar la contratación que no funcionó. La ventaja de un programa de pasantías es, según Pozner, «esencialmente, puedes usar una pasantía como una entrevista de trabajo de 3 meses».

    Si tiene suficiente previsión, puede preparar a los pasantes y luego elegir a los más prometedores para ayudarlo a satisfacer las necesidades y superar los obstáculos que su empresa aún debe enfrentar. Lachnit dice: «Tendrías que mirar hacia el futuro de tu organización dentro de un par de años y decir, ‘está bien, dentro de un año, o dentro de dos años, tendré un puesto de nivel de entrada y quiero tener este tipo de persona buena para ese trabajo'».

  • Criando defensores de la marca: Un programa de pasantías no solo le permite probar la aptitud y el ajuste cultural entre los estudiantes que pasan su tiempo con usted. También puede hacer correr la voz entre sus consumidores y otros empleados potenciales. Pozner señala que «los programas de pasantías son maravillosas herramientas de marketing, especialmente si la experiencia de la pasantía se gestiona adecuadamente». También ayuda si sus pasantes tienen la misma edad y antecedentes que su grupo demográfico objetivo.

    Este impulso de boca en boca que se origina con la experiencia laboral positiva de los pasantes puede ser particularmente valioso para una nueva empresa u otra empresa que «realmente no tiene el poder de contratación que tienen Microsoft o Google, pero son grandes empresas para trabajar», dice Gagan Biyani, cofundador de StartupRoots, una organización sin fines de lucro que conecta a estudiantes universitarios inteligentes con empresas emergentes. Biyani también tiene experiencia en la gestión de pasantes en Udemy, la empresa emergente de enseñanza y aprendizaje en línea que dirige mientras no trabaja en StartupRoots.

  • Construyendo lazos con su comunidad: Comenzar un programa de pasantías puede ser una excelente manera de retribuir a su comunidad local al brindarles a los estudiantes desfavorecidos la oportunidad de impulsar sus perspectivas profesionales y conexiones. Dependiendo de su línea de trabajo, tener una comunidad local que tenga una impresión positiva de su negocio puede hacerla o deshacerla. Además, incluso si está demasiado corto de dinero para contratar a los pasantes una vez que se gradúen, aún puede mantenerse en contacto y pueden resultar contactos valiosos en su industria.

A pesar de todas estas ventajas potenciales de un programa de pasantías, es importante tener en cuenta que se supone que el programa es en gran parte para beneficio y edificación de los pasantes. Lachnit dice que si acepta a un pasante «con la expectativa de que esto me ahorrará algo de trabajo, se sentirá profundamente decepcionado».

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Cómo administrar los pasantes: qué proporcionar a sus pasantes

Lo principal que los pasantes deben sacar de una pasantía en su empresa es la experiencia laboral práctica que de alguna manera coincida con sus intereses. Biyani ve las pasantías como un complemento del sistema de educación de pregrado, llenando los vacíos de conocimiento mediante la enseñanza de habilidades tangibles.

Los recién graduados «no saben cómo usar Excel después de salir de la universidad, apenas pueden hacer una presentación de PowerPoint», dice. «Seguro que no pueden ir frente a un gran grupo de personas y hablar como lo harías en una presentación de la empresa». Por lo tanto, Biyani otorga a los pasantes en Udemy la libertad de elegir tareas que les interesen, como relaciones públicas o desarrollo comercial, y emprender proyectos que una empresa más grande no se arriesgaría a entregar a alguien tan verde. En campos como el diseño o el periodismo, un empleador cortés les dará a los pasantes la oportunidad de acumular clips que puedan mostrar a futuros empleadores.

Además de la experiencia laboral que reciben, StartupRoots organiza mezcladores y charlas educativas de emprendedores para sus becarios. La multitud de Silicon Valley enseña a los estudiantes universitarios a aprender del fracaso, desarrollar un gran producto y comenzar una empresa, entre otras cosas.

También debe dar a los pasantes la oportunidad de adquirir una variedad de habilidades. «Mantén la mente abierta sobre los talentos y habilidades de un pasante», recomienda Cari Sommer, cofundadora de Urban Interns, un sitio web que conecta a las pequeñas empresas con pasantes y otros asistentes de medio tiempo. «Es posible que los haya contratado para una función específica y se sorprenda gratamente al saber que su pasante en realidad tiene una gran pasión y habilidad en otra área de su negocio».

Pero lo mejor de todo, desde la perspectiva de los pasantes, si no tiene los medios o la intención de contratar a ninguno de sus pasantes, al menos debe conectar a algunos de los candidatos más prometedores con colegas en su campo y ayudarlos a encontrar su equilibrio después de concluir su pasantía.

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Cómo administrar pasantes: proporcionar tutoría y asesoramiento

Incluso si tiene un estilo de gestión de no intervención, cuando contrate pasantes, debe asegurarse de que tengan al menos una persona de contacto, si no más, a la que puedan acudir con sus preguntas. «Está realmente mal dejar varado a un pasante sin alguien que haya invertido en lo que está haciendo durante el tiempo que está contigo», dice Lachnit.

Sin embargo, si bien debe haber un mínimo de una persona que le enseñe a cada pasante, es importante que los pasantes interactúen con personas en diferentes ramas de la empresa para que puedan adquirir una variedad de habilidades que coincidan con sus intereses. Biyani cree que «todo el mundo debería participar en la enseñanza de los pasantes». En Udemy, los pasantes tienen un mentor principal, pero se mueven entre asesores que aprenden diferentes habilidades. Esto tiene el beneficio adicional de no quemar a nadie.

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Cómo administrar pasantes: hacer el compromiso de tiempo

Es importante asegurarse de comprender cuánto tiempo necesitará dedicar a capacitar y asesorar al pasante, y que comprenda cuánto tiempo necesitará para comprometerse con su empresa. Biyani estima que su personal dedica, como mínimo, 10 horas a la semana a brindar orientación a cada pasante. De manera similar, Lachnit estima que entre el 20 y el 30 por ciento del tiempo de un mentor se dedicará a enseñar activamente al pasante. En industrias con conjuntos de habilidades altamente especializados, la capacitación puede llevar incluso más tiempo.

Sin embargo, Biyani no ve ese tiempo como una pérdida. Él lo ve como una oportunidad para que su personal obtenga nuevas perspectivas sobre su trabajo y su empresa al aportar un nuevo par de ojos al asunto.

La cantidad de tiempo que puede esperar razonablemente de sus pasantes depende de varias cosas, principalmente cuáles son sus deberes, si la pasantía es durante el año escolar y si reciben alguna compensación. No existen reglas estrictas pero, obviamente, si no paga a los pasantes y si no viven en casa, debe permitirles el tiempo suficiente para trabajar a tiempo parcial más allá de sus compromisos con usted y con su trabajo escolar.

«Son [still] estudiantes universitarios al final del día», dice Biyani. «Tienen vidas escolares y sociales muy, muy exigentes y, por eso, hay que proporcionarles la flexibilidad» para equilibrar todas esas responsabilidades. Como resultado, los pasantes de Udemy se les permite trabajar de forma remota.

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Cómo administrar los pasantes: cuidado con la brecha generacional

Cuando está infundiendo a su empresa sangre joven en forma de una nueva cosecha de pasantes, debe considerar qué conflictos podrían ocurrir si tiene un personal que es más antiguo.

Como dice Lachnit, «si eres una empresa de mediana edad y de repente vas a tener un joven de 19 o 20 años entre ustedes, ¿estás listo para eso?» Algunos problemas que surgen pueden incluir diferentes percepciones de lo que es apropiado usar para trabajar, el papel de la tecnología en el lugar de trabajo e incluso cómo deberían ser los deberes de un pasante.

Según Pozner, la generación del milenio tiene mayores expectativas sobre cuán atractivas deberían ser las tareas que asumen. Por el contrario, las generaciones que les precedieron tenían la actitud de que era necesario algún grado de pago para salir adelante.

Cuando se trata de tecnología, los gerentes mayores podrían malinterpretar los sitios de redes sociales que se utilizan con fines laborales como una tontería. También pueden no estar seguros de cómo disciplinar el abuso o establecer pautas para el uso de esos servicios, así como de mensajes de texto y mensajería instantánea. Estas diferencias en el pensamiento generacional no significan que no debas traer pasantes, simplemente significan que debes tener políticas implementadas para prevenir posibles choques culturales.

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Cómo administrar a los pasantes: evitar un lío legal

Según el Departamento de Trabajo, en virtud de la Ley de normas laborales justas, las pasantías no remuneradas deben cumplir con los siguientes seis criterios. Para obtener más información sobre cómo esto podría afectar su negocio, consulte este artículo sobre lo que podrían costarle los pasantes no remunerados.

• La capacitación que reciben los pasantes debe ser similar a la que se brindaría en un entorno académico educativo o vocacional.

• La pasantía debe centrarse en los beneficios para el aprendiz.

• Los pasantes no pueden reemplazar a los trabajadores que normalmente cobran.

• El empleador no recibe ninguna ventaja inmediata de las actividades de los aprendices, y las operaciones del empleador pueden verse obstaculizadas en ocasiones.

• Al final de la capacitación, los aprendices no necesariamente son contratados.

• Tanto la empresa como el pasante deben entender que se está trabajando sin remuneración.

A la luz de todo esto, es recomendable que las empresas compensen a sus becarios en la medida de lo posible. En Udemy, los pasantes a veces son transferidos a otra responsabilidad o desafío si ellos o su mentor sienten que han dominado el primero que se les asignó para que continúen aprendiendo.

Si los pasantes necesitan aprender continuamente en el trabajo, eso significa que no puede contratarlos en función de su conocimiento o conjunto de habilidades…

Cómo gestionar pasantes | Inc.com

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