Comenzar un programa de mentores podría ser lo más cerca que estará de tomar una decisión comercial que tenga un impacto exclusivamente positivo. La tutoría puede mejorar la satisfacción y retención de los empleados, enriquecer la iniciación de nuevos empleados, hacer que su empresa sea más atractiva para los reclutas y capacitar a sus líderes. Y la mejor parte es que es gratis. A diferencia de incentivos de aprendizaje similares, como programas de capacitación u ofertas de pago de cursos, la tutoría utiliza los recursos que su empresa ya tiene. Aquí le mostramos cómo empezar.

Cómo iniciar un programa de mentores: crear una estructura

El primer paso que debe tomar cualquier persona que esté pensando en iniciar un programa de mentoring es definir cuál será el objetivo del programa. Si su objetivo es lograr tasas de retención de minorías más altas, su programa se estructurará de manera diferente que si estuviera tratando de desarrollar líderes, enseñar una habilidad específica o dar la bienvenida a los recién llegados a su organización.

Para desarrollar un programa que se ajuste mejor al objetivo de Morgan Stanley: retener a las mujeres empleadas en ventas, Barbara Adolf, quien desde entonces fundó una consultoría de servicios humanos en Nueva York, comenzó eligiendo un grupo de líderes de diferentes departamentos de la empresa. para hacer una lluvia de ideas sobre un plan de estudios y hacer una lista de lo que hace que los empleados tengan éxito en la empresa, para las sesiones de tutoría. Dado que había más mujeres que querían ser asesoradas que mentoras disponibles, las aprendices se agruparon en grupos con dos mentoras como facilitadoras.

Pero cuando Michelle Ferguson, vicepresidenta sénior de operaciones internacionales de McGraw-Hill Education, desarrolló un programa que originalmente tenía un objetivo similar para su programa de tutoría, terminó con un formato completamente diferente. En su programa, las mujeres podían elegir sus propios objetivos, desde el equilibrio entre el trabajo y la vida personal hasta la perspicacia específica de la industria, y la empresa emparejaba mentores y aprendices en función de quién podía ayudar mejor a lograr los objetivos. Los mentores y aprendices se reunieron individualmente entre una y tres horas cada mes durante un año. «No existe una varita mágica», dice la Dra. Lois Zachary, presidenta de una consultoría de mentores y desarrollo de liderazgo llamada Servicios de Desarrollo de Liderazgo en Phoenix. «Tienes que hacerlo crecer, no hay una plantilla que puedas llevar de la empresa A a la empresa B».

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Un factor que es vital para desarrollar un programa que encaje con su empresa es alinear la estructura de su programa con la cultura de su empresa. Si su empresa es extremadamente formal, podría ser mejor tener un proceso de solicitud formal, requisitos mínimos de tiempo y duraciones establecidas para la relación de tutoría (por lo general, las relaciones de tutoría duran entre seis meses y dos años, según el objetivo del aprendiz). Si su empresa es informal, podría estar bien emparejar a las personas y luego dejar que averigüen la logística. Pero es importante establecer al menos pautas mínimas. «Si es demasiado informal, no tienes ningún control sobre él y podría morir muy fácilmente», dice Adolf. Independientemente del grado de formalidad que asuma su programa, necesita a alguien que defienda el proyecto y verifique qué tan bien se están siguiendo sus pautas.


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Cómo iniciar un programa de mentoría: emparejamiento

Algunas empresas, como Morgan Stanley, utilizan la tutoría grupal. Otros usan la tutoría entre pares, contratan a un experto para facilitar la tutoría, hacen que los empleados de nivel inferior enseñen a los empleados de nivel superior en la tutoría inversa, o incluso usan un formato de citas rápidas para «tutoría relámpago». Pero el tipo más común de programa de tutoría es el de parejas uno a uno y, por lo tanto, el enigma más común es cómo emparejar aprendices y mentores.

«Como investigadora, puedo decirle que la mejor manera de emparejar a las personas es probablemente el tema del que menos sabemos», dice Tammy Allen, profesora de psicología en la Universidad del Sur de Florida y coautora de Diseño de programas de mentoría en el lugar de trabajo: un enfoque basado en la evidencia.» Casi se puede pensar en esto como algún tipo de servicio de citas. Hay algunas empresas que en realidad compran a proveedores que han creado estos algoritmos que se utilizan para emparejar mentores y protegidos casi como un sistema eHarmony para citas». También ha visto que las empresas utilizan procesos aleatorios para hacer coincidir, como sacar nombres de un sombrero. Pero dice que los programas en los que los participantes aportan algo suelen ser los más exitosos.

Una forma de permitir la entrada podría ser hacer que los mentores y los aprendices completen una hoja de información sobre lo que esperan ofrecer u obtener de una relación de mentoría. McGraw-Hill tiene un sistema para hacer coincidencias de mentores que incluye un cuestionario, una entrevista telefónica y una recomendación del comité para cada mentor y aprendiz. Otra forma puede ser ofrecer al mentor o aprendiz varias opciones de pareja y permitirles elegir una. La Dra. Liz Selzer, consultora de una consultora con sede en California llamada The Mentoring Group, supervisa el desarrollo de liderazgo de más de 30 000 líderes en el sector sin fines de lucro. Ella sugiere hacer coincidir a las personas en función de con quién se llevarán mejor. «Si las personas se llevan bien, permanecerán en la pareja por más tiempo», dice ella.

Pero en caso de que una pareja no haga clic, una de las cosas más importantes para recordar es establecer una manera para que las personas salgan de la relación y encuentren otra pareja sin herir los sentimientos. Una forma de hacer esto podría ser programar un «chequeo» o una evaluación poco después de que comience la relación. Si hay un problema serio, busque un nuevo mentor para el aprendiz.

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Cómo iniciar un programa de mentores: capacitación

Ha establecido qué objetivos puede lograr un programa de tutoría para su empresa, ha establecido una estructura que se adapta a la cultura de su empresa y ahora está enviando a sus pares emparejados a trabajar. Si desea obtener resultados positivos, es una buena idea ayudarlos a aprender primero lo que significa «tutoría».

Hay muchos formatos que puede usar para hacer esto. Puede tener una discusión al estilo de un salón de clases, puede contratar a alguien como Zachary para organizar un «campamento de entrenamiento de mentores», puede hablar con los mentores y los aprendices por separado y luego reunirlos para discutir, o puede ir a almorzar. Pero no importa cómo lo haga, estos son los puntos que desea alcanzar durante su tiempo de entrenamiento:

  • Explique por qué la tutoría no es una pérdida de tiempo.

Cuando a Selzer le asignaron su primer mentor, pensó que sería una pérdida de tiempo. Afortunadamente, necesitaba participar para obtener su título de posgrado y pronto aprendió a ver la relación como invaluable. «Empecé a darme cuenta, wow, antes de tener un mentor, hablaba de no ser una procrastinadora o de cambiar ciertas cosas, pero en realidad nunca lo hice», dice. «La rendición de cuentas fue clave».

Incluso a personas como Liz, que terminó dedicando su carrera a la tutoría, les puede resultar difícil ver el valor inicial de agregar otra cita a sus agendas para las sesiones de tutoría. «Creo que uno de los principales primeros pasos es simplemente normalizar su miedo o su frustración o anticipación de [awkwardness]», dice ella. Aunque se vio obligada a comenzar su primera relación de tutoría, no sugiere hacer que su programa sea obligatorio. En su lugar, explique a las personas por qué deberían elegir participar». asuntos.»

Haga que los líderes de su empresa dejen en claro que creen que el programa es importante y asegúrese de que ellos mismos participen en el programa y alienten a otras personas a participar. Encuentre personas en su empresa que estén dispuestas a compartir las experiencias de mentoría que han tenido un impacto positivo en sus carreras.

«Como mínimo, realmente necesita manejar las expectativas con estos programas», dice Allen. «Porque la palabra ‘tutoría’ tiene muchas connotaciones asociadas. La gente podría pensar, ‘esta es la persona que va a hacer que me asciendan, consígueme esto, consígueme aquello’, por lo que es muy importante identificar a los participantes cuáles son los objetivos y qué esperar, así como no esperar, de él».

Las parejas de mentores pueden optar por estructurar su tiempo de manera diferente según sus objetivos y preferencias. Pero es útil al menos hacer una sugerencia sobre cómo las parejas de mentores pueden aprovechar al máximo su relación.
Zachary sugiere que las relaciones de tutoría sigan este ciclo: preparación, establecimiento de acuerdos, habilitación y cierre. En la fase de preparación, el mentor y el aprendiz tienen una conversación sobre sus expectativas, la confidencialidad y los límites de la relación. En la fase de establecimiento de acuerdos, el mentor ayuda al aprendiz a elaborar un plan, con tareas claras, para lograr su objetivo. La fase de habilitación es cuando ocurre el trabajo. El mentor apoya al aprendiz en el seguimiento de su plan, así como también proporciona retroalimentación y rendición de cuentas. «Proporcionan un espejo para que la persona pueda ver dónde está y cuáles son las posibilidades», dice Zachary.

El cierre es un final planeado para la relación. Es más que un almuerzo. «Lo usas como una oportunidad para reflexionar sobre tu aprendizaje, qué es lo que has aprendido sobre ti mismo como mentor o aprendiz, qué has aprendido sobre ti mismo a través de este proceso y cómo tomas lo que has aprendido y úselo para subir el listón y llevarlo al siguiente nivel», dice Zachary. También puede usarlo como una oportunidad para celebrar el éxito.

Algunas tareas específicas que puede sugerir que las parejas de mentores establezcan en un plan para lograr un objetivo son escribir un diario, hacer juegos de roles o hacer que los mentores observen a los aprendices en cualquier habilidad que estén tratando de mejorar, como dirigir una reunión y dar su opinión.

Profundice: la verdad sobre la tutoría

Cómo iniciar un programa de mentores: claves para el éxito

Asegúrese de que todos en su organización sepan que se está realizando una tutoría. Preferiblemente, los líderes de la organización deben jugar un papel importante en esto. «Debe asegurarse de que los altos ejecutivos dentro de la organización estén a bordo y sean parte de las comunicaciones que se envían, que respalden el programa y, con suerte, también participen en el programa: están sirviendo como mentores, asegurándose de que todos sepan, oye, esto es algo importante para la empresa», dice Allen.

  • Incruste la tutoría en su cultura.

Si su programa termina con un día de capacitación y no cuenta con el apoyo claro de personas importantes en su empresa, la reacción que puede obtener, según Zachary, es «bueno, aquí viene otra iniciativa de recursos humanos». Comience su programa gradualmente. «No es solo un tipo de cosa de rociar y rezar en la que entras y enseñas a ser mentor una vez», dice ella.

Cuando encuentre una meta, busque una manera de medir si su programa está progresando o no hacia ella. Pregunte a mentores y aprendices cómo fueron sus experiencias. Mire la productividad y la mejora medible en las áreas a las que apuntaba su programa.

Profundice: aprendices sobre mentores

Una guía para prepararse para una relación de tutoría: http://www.abanet.org/lpm/lpt/articles/mgt08042.html

La guía de The Mentoring Group para una tutoría eficaz: http://www.mentoringgroup.com/html/articles/mentee_41.htm

¿Quiere mirar más allá de su propia empresa para una experiencia de mentoría? SCORE, un socio de recursos de la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU., lo ayudará a configurar un mentor de forma gratuita: http://www.score.org/index.html

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Cómo iniciar un programa de mentores

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