Comprar es el acto de comprar los bienes y servicios que una empresa necesita para operar y/o fabricar productos. Dado que el departamento de compras de una empresa promedio gasta aproximadamente del 50 al 70 por ciento de cada dólar de ingresos en artículos que van desde materias primas hasta servicios, ha habido un mayor enfoque en las compras en los últimos años a medida que las empresas buscan formas de reducir sus costos operativos. Las compras ahora se ven más como una función estratégica que se puede usar para controlar los costos finales. Las empresas también buscan mejorar los procesos de compra como un medio para mejorar la satisfacción del cliente.

EL PROCESO DE COMPRA TRADICIONAL

El proceso de compra tradicional implicaba varios pasos (solicitud, solicitud de ofertas, orden de compra, aviso de envío, factura y pago) que se consideran cada vez más como inaceptablemente lentos, costosos y laboriosos. Cada transacción generaba su propio rastro en papel, y se debía seguir el mismo proceso, ya fuera que el artículo que se comprara fuera una caja de sujetapapeles o una excavadora nueva.

En este modelo tradicional, las compras se consideraban esencialmente como una función administrativa. Se centró en llevar la cantidad y la calidad correctas de productos al lugar correcto en el momento correcto a un costo decente. El comprador típico era un negociador astuto cuya principal responsabilidad era obtener el mejor precio posible de los proveedores y garantizar que se cumplieran los estándares mínimos de calidad. En lugar de usar un proveedor, el comprador generalmente adoptaría un enfoque de compra de divide y vencerás, comprando pequeñas cantidades de muchos proveedores y jugando uno contra el otro para obtener concesiones de precios. La compra simplemente no se consideraba una posición de alto perfil o carrera acelerada; cuando se realizaron encuestas sobre la estatura organizacional, la compra se clasificó rutinariamente en el cuartil más bajo.

Esa actitud ha cambiado en los últimos años, en parte debido a casos muy publicitados en los que las empresas han logrado ganancias sorprendentes en el resultado final a través de procesos de compra renovados. Además, el aumento de la competencia tanto a nivel nacional como mundial ha llevado a muchas empresas a reconocer que las compras pueden tener importantes funciones estratégicas. Como resultado, se están utilizando nuevas estrategias en los departamentos de compras de empresas de todos los tamaños.

Los analistas observan que en este nuevo entorno de compras, una directriz conocida como el costo total de propiedad (TCO) se ha convertido en una preocupación primordial en las decisiones de compra. En lugar de comprar el bien o servicio que tiene el precio más bajo, el comprador sopesa una serie de factores adicionales al determinar cuál es el costo real del bien o servicio para su empresa. TCO pide una mayor atención a Qué más debe contarse además del precio. Las categorías incluyen flete, requisitos de garantía, costos de financiamiento, requisitos de herramientas, costos de almacenamiento/inventario, costos de eliminación y similares, pero descontando los valores de desecho.

Para reducir el TCO, las empresas están tomando una serie de medidas para mejorar las compras.

FUENTE ESTRATÉGICA

El abastecimiento estratégico es uno de los métodos clave que utilizan los departamentos de compras para reducir costos y mejorar la calidad. El abastecimiento estratégico implica analizar qué productos compra la empresa en mayor volumen, revisar el mercado de esos productos, comprender la economía y el uso del proveedor de esos productos, desarrollar una estrategia de adquisición y establecer relaciones de trabajo con los proveedores que están mucho más integrados. de lo que eran tales relaciones en el pasado. Durante este proceso, el equipo que realiza el análisis debe formular estas preguntas:

  • ¿Por qué compramos este producto o servicio?
  • ¿Para qué lo usamos?
  • ¿En qué condiciones de mercado operan los proveedores?
  • ¿Qué margen de beneficio buscan obtener los proveedores?
  • ¿Cuál es el precio total de la compra de un proveedor en particular (en otras palabras, el costo del artículo más los costos asociados con los problemas de calidad)?
  • ¿Dónde se produce el bien o servicio?
  • ¿Cómo es el proceso de producción?

Los productos que se compran en mayor volumen serán los mejores candidatos para la reducción de costos. Esto se debe a que una vez que se identifican esos productos, la empresa puede justificar el tiempo y los gastos necesarios para estudiar de cerca la industria que suministra ese producto. Puede observar las formas en que operan los proveedores clave, estudiar sus prácticas comerciales para ver dónde se agrega la mayor cantidad de dinero al costo final del producto y luego trabajar con el proveedor para rediseñar los procesos y reducir los costos de producción. Esto maximiza la contribución que los proveedores hacen al proceso.

Al conocer el mercado y saber cuánto le cuesta a un proveedor hacer negocios, el departamento de compras puede establecer «precios objetivo» para los productos. Si el proveedor protesta porque el precio es demasiado bajo, la empresa compradora puede ofrecer visitar el sitio del proveedor y estudiar el asunto. Dichas visitas ocasionalmente pueden detectar problemas en la operación del proveedor que pueden ayudar al proveedor a reducir costos y, por lo tanto, a reducir el precio. Tales «alianzas de proveedores» pueden dar como resultado una mejor comunicación entre el comprador y el vendedor, una mejor planificación, reducciones en el tiempo de entrega, ingeniería simultánea, menos papeleo y un mejor servicio al cliente.

Las alianzas también pueden registrar en ocasiones mejoras significativas en la calidad del producto. Los compradores pueden incorporar objetivos de calidad claramente definidos en sus precios objetivo. Luego trabajará con el proveedor para mejorar el proceso de fabricación hasta que se cumpla ese objetivo de calidad. Dicho proceso puede generar enormes beneficios para los compradores, incluidos niveles reducidos de inventario, tiempo de comercialización más rápido, ahorros significativos en costos y costos de desarrollo reducidos.

No todos los proveedores pueden cumplir con los altos estándares exigidos en este entorno de compras. Algunos estudios indican que las empresas que adaptan el abastecimiento estratégico han reducido el número de proveedores que utilizan en un promedio de casi un 40 por ciento. ¿Qué características hacen a un buen proveedor, entonces? Si el proveedor está dispuesto a asociarse, los analistas han identificado varias características que comparten los buenos proveedores:

  • Compromiso con la mejora continua
  • Costo competitivo
  • Consciente de los costos
  • Orientado al cliente
  • Fomenta la participación de los empleados
  • Flexible
  • Financieramente estable
  • Capaz de proporcionar asistencia técnica.

Los analistas indican que los proveedores también reciben algunos beneficios en la dinámica de compra emergente. El papeleo reducido, los gastos generales más bajos, los pagos más rápidos, los acuerdos a largo plazo que conducen a pronósticos comerciales más precisos, el acceso a nuevos diseños y la información sobre las necesidades futuras de materiales y productos se han citado como ganancias. Mientras tanto, otros observadores señalan que algunas relaciones comprador-proveedor se han vuelto tan estrechas que los proveedores han abierto oficinas en el sitio del comprador, un arreglo que posiblemente puede resultar en mejoras aún mayores en productividad y ahorros. Por supuesto, las empresas no van a formar tales «asociaciones» con todos sus proveedores. Alguna forma del proceso de compra tradicional que implica licitaciones y órdenes de compra estándar y facturas seguirá existiendo en casi todas las empresas, y especialmente en las empresas más pequeñas que no tienen el peso financiero para hacer grandes demandas a sus proveedores.

EQUIPOS DE EMPODERAMIENTO

Además del abastecimiento estratégico, existen otros métodos que las empresas pueden utilizar para mejorar las compras. Uno es crear equipos multifuncionales que involucren al personal de compras en cada etapa del proceso de diseño del producto. En el pasado, los compradores no participaban en absoluto en el proceso de diseño. Simplemente recibieron instrucciones de comprar los materiales necesarios una vez que se había creado un nuevo producto. Ahora, los compradores (y proveedores) se incluyen cada vez más desde el inicio del proceso del nuevo producto para garantizar que los productos necesarios para crear el producto estén fácilmente disponibles y no sean propensos a problemas de calidad. Los proveedores suelen ser expertos en su campo, por lo que aportan una gran base de conocimientos al proceso de diseño que, de otro modo, faltaría. Esto puede ayudar a prevenir diseños deficientes o errores de fabricación.

Estos equipos han derribado barreras y ayudado a abolir el antiguo método de fabricación conocido como el método de producción «sobre la pared»: cada unidad comercial trabajaba en un proyecto hasta que se completaba su parte del trabajo. Luego «arrojaría el producto por encima del muro» al siguiente equipo funcional que estaba esperando para realizar su parte del proceso de fabricación. Los nuevos equipos multifuncionales a menudo incluyen personal de compras, fabricación, ingeniería y ventas y marketing.

Compras enseña a otros miembros del equipo cómo tratar directamente con los proveedores, eliminando al personal de compras del circuito. Esto es importante porque elimina gran parte del trabajo que consume mucho tiempo con el que los compradores tenían que lidiar (solicitar ofertas, crear órdenes de compra, etc.) y los libera para concentrarse en la parte de su trabajo donde su experiencia es más rentable: encontrar proveedores y negociación de precios y estándares de calidad.

COMPRAS JUSTO A TIEMPO

La fabricación justo a tiempo (JIT) se convirtió en una de las mayores tendencias en todas las facetas de la industria en la década de 1990. Las empresas JIT mantienen solo el inventario suficiente para fabricar los productos que necesitan en un futuro muy cercano. Las piezas se piden de forma casi continua y, a menudo, van directamente desde el muelle de carga hasta la línea de montaje. Los beneficios de este sistema incluyen inventario reducido, calidad mejorada, tiempo de entrega reducido, desechos y reprocesamiento reducidos, y tiempo de inactividad reducido del equipo. Sin embargo, cuando una empresa cambia a fabricación JIT, también debe cambiar a compras JIT.

Las compras JIT requieren un cambio de casi 180 grados en la filosofía de compras. La compra tradicional significaba crear una lista de proveedores a lo largo del tiempo mediante la adición constante de nuevos proveedores, la distribución de las compras y el mantenimiento de niveles de inventario más altos en caso de que la demanda de un producto se disparara o la calidad de un proveedor cayera repentinamente. La compra JIT exige que los compradores angosto su lista de proveedores a unos pocos elegidos que pueden entregar productos de alta calidad a pedido y de manera oportuna.

Los compradores JIT pagan un costo bastante alto en tareas y relaciones con los proveedores para lograr el óptimo «justo a tiempo». Además de cumplir con las especificaciones, los proveedores deben tener la capacidad de realizar entregas frecuentes y puntuales y de brindar compromisos de gran volumen o arreglos de abastecimiento único. La calidad puede ser la más difícil de cumplir para los proveedores; el comprador JIT debe tratar solo con empresas que utilicen análisis estadísticos para verificar la calidad de su producción. Si no lo hace, debería evitar que se le pida al proveedor que presente una oferta.

Para entregas frecuentes ya tiempo, a menudo ayuda si el proveedor está ubicado en la misma región geográfica que el comprador. De esa manera, es más fácil para el proveedor reaccionar ante una demanda repentina e inesperada de su producto, y cuesta mucho menos hacer las entregas frecuentes que se necesitan. Esos costos más bajos se pueden transferir en parte al comprador.

En acuerdos de abastecimiento único, no es raro que el comprador ejerza cierta influencia sobre los procesos comerciales del proveedor. El comprador ha hecho un compromiso tan importante con el proveedor, y es una parte tan grande del negocio total del proveedor, que tiene derecho a esperar algo que decir en las prácticas comerciales del proveedor. Para algunos proveedores, este es un arreglo incómodo.

TARJETAS DE COMPRA

A medida que los costos de transacción se disparan (algunas empresas informan que gastan hasta $ 300 por transacción en costos administrativos y de otro tipo), las empresas buscan comprar de manera más inteligente y reducir costos de cualquier manera posible. Un método popular es…

Compras | Inc.com

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *