Una de las preguntas más comunes que me hace el público cuando doy un discurso de apertura a un grupo de propietarios de empresas es cómo equilibrar la necesidad de transferir la responsabilidad de la toma de decisiones a su equipo a medida que crece, con la realidad de que muchas veces tomarán peores decisiones y cometerán errores obvios que usted no habría cometido si hubiera mantenido el control de la decisión en primer lugar.

Es casi suficiente para que desee retirarse de la autoridad y simplemente «hágalo usted mismo».

Si alguna vez ha sentido esa tentación, esta es una nueva forma de ver la situación que ha ayudado a muchos de nuestros clientes de coaching empresarial a escalar muchas veces más y, al mismo tiempo, proteger el negocio y hacerlo más resistente.

En el centro de la solución se encuentran los «controles» empresariales.

Los controles son un subconjunto de los sistemas comerciales que ayudan específicamente a proteger a su empresa de decisiones o comportamientos descuidados, costosos o desinformados.

Cuando construyes un negocio versus un trabajo, quieres que tu equipo tenga la autoridad para realizar las tareas sin pasarte por alto. Quiere que tomen la iniciativa y tengan la discreción para tomar decisiones y realizar un trabajo valioso sin que usted sea el factor limitante que ralentiza el negocio.

Al mismo tiempo, desea asegurarse de que el negocio esté protegido: que se hagan las cosas correctas, en el momento correcto y, por lo tanto, que se produzcan los resultados correctos. Su negocio debe estar seguro de que los recursos están enfocados en lo que más importa y que los errores simples que pueden y deben evitarse fácilmente lo son.

Por ejemplo, puede formalizar cómo otorga a los miembros del equipo niveles de autoridad para la toma de decisiones que se alineen con su experiencia y el grado de consecuencia si deciden mal.

O puede instituir informes semanales de indicadores clave que ayuden a su equipo a monitorear el desempeño y las tendencias y responder de manera proactiva a los cambios en su negocio.

O puede presentar una lista de verificación clave que su equipo de operaciones siga para asegurarse de que no se pierdan un paso simple en el proceso.

Todos estos son ejemplos de controles comerciales y le daremos más, pero por ahora, la conclusión es la siguiente: Cuanto más construya su negocio para el control, más atrapado estará dentro de su negocio.

Los 3 tipos de controles: visual, de procedimiento e integrado

Hay esencialmente tres tipos de controles:

1. Controles visuales. Estos incluyen listas de verificación, tableros, cuadros de mando, presupuestos, etc. Le permiten VER que están sucediendo las cosas correctas, o si no, levantan una bandera que le permite asegurarse de concentrarse en solucionar la situación.

2. Controles de procedimiento. Estos incluyen cosas como tener 2 partes no relacionadas que verifiquen/participen internamente en el flujo de dinero. Su proceso de revisión estándar para todas las nuevas contrataciones. Sus concesiones de ventas estandarizadas que autoriza a su equipo de ventas a utilizar.

Los controles de procedimiento establecen un camino conocido hacia un resultado consistentemente seguro.

3. Controles integrados. Estos son los controles que funcionan sin que alguien tenga que recordar hacer algo especial para usarlos. Estos incluyen cosas como sus contratos estandarizados, copias de seguridad de datos automatizadas y controles financieros diseñados intencionalmente que funcionan automáticamente en segundo plano para proteger su negocio de malas decisiones o comportamiento.

Recuerde, cuanto más hace por su negocio, más requiere su negocio que siga haciendo.

Si toma una decisión clave hoy, es probable que deba estar allí para tomar la misma decisión más adelante.

Si se encuentra revisando el trabajo de su equipo, sin un plan establecido para ayudarlos a desarrollarse y a que su negocio sea autosuficiente, es probable que siempre se le necesite para controlar el trabajo de su equipo.

Si desea escalar su negocio y recuperar su vida, debe encontrar formas de hacer que su equipo produzca más. Y los controles comerciales (junto con los sistemas sólidos) son una de las formas clave en que amplía de manera inteligente la base sobre la cual se construye su empresa.

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Las opiniones expresadas aquí por los columnistas de Inc.com son propias, no de Inc.com.

Los 3 tipos de controles comerciales

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