La gestión de proyectos ya no es la división rígida de tareas que solía ser. En cambio, ahora se basa en enfoques, herramientas y procesos dinámicos que ayudan a que las operaciones funcionen sin problemas.

Si bien la planificación y ejecución de un proyecto no ha cambiado drásticamente, la mayoría cree que los proyectos se benefician de tener un proceso claramente definido que sigue una metodología establecida desde el principio.

Samantha Fawson, Gerente de Operaciones de Ph. Creative, recuerda ocho años de experiencia y agrega que una metodología establecida puede no ser necesariamente la mentalidad más práctica que se pueda tener.

«Tener un arsenal de métodos de gestión de proyectos a nuestra disposición significa que puede confiar en su instinto experto para diseñar un plan de entrega para ese proyecto específico», dice. «Es emocionante poder encontrar soluciones basadas en las complejidades de cada proyecto, en lugar de adoptar un estilo de gestión único para cada proyecto que toca».

Samantha y su equipo confían en los siguientes enfoques para la gestión de proyectos.

1. Cascada

En este conocido enfoque lineal, los miembros del equipo confían en la finalización de otras tareas antes de poder completar las suyas. El enfoque Waterfall es relativamente fácil de aplicar y excelente para proyectos que involucran equipos grandes, aunque requiere una comunicación constante y efectiva.

Este enfoque es más adecuado cuando los equipos deben adherirse a la estructura de un proyecto de manera estricta. Se presta bien a modificaciones al principio del ciclo de vida y es excelente para determinar los requisitos específicos de un proyecto, aunque tiene la desventaja de que se vuelve cada vez más difícil realizar cambios a medida que avanza el proyecto. Por lo tanto, esto puede no ser adecuado para clientes indecisos.

2. Ágil

En lugar de una secuencia de tareas, el enfoque Agile desglosa los hitos, entregando los requisitos del proyecto de forma incremental a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

A diferencia del enfoque Waterfall, es más fácil incorporar cambios en cualquier punto de un proyecto, lo que permite a los gerentes de proyecto aprender y adaptarse a medida que avanzan, teniendo en cuenta los comentarios de sus clientes.

Agile se utiliza mejor cuando los proyectos tienen una extensa lista de requisitos con «imprescindibles» y «deseables», y los requisitos finales no se describen completamente hasta que se publica el trabajo.

El desafío con esto es que las características pueden ser menores que el alcance original si algunos aspectos del proyecto se exceden, lo que requiere que los gerentes de proyectos comuniquen el alcance y los límites de un proyecto de manera efectiva. Otro desafío es que, con la naturaleza adaptativa del enfoque en el que el trabajo está en constante evolución, los miembros del equipo pueden desviar la documentación y el progreso puede ser difícil de rastrear. Esto puede resultar difícil para los clientes que trabajan con un presupuesto ajustado y horarios ajustados, y también genera un ciclo de ventas problemático.

3. Estratégico

La gestión estratégica de proyectos significa mirar siempre el ‘panorama general’, no solo su entorno inmediato. Este principio puede funcionar bien con clientes retenidos que desean tener una evolución de características y diseño de su producto, por ejemplo. Un análisis de incertidumbre suele ser uno de los primeros pasos para administrar un proyecto utilizando este enfoque, y las tareas/actividades se pueden planificar una vez que se finaliza la estrategia del proyecto.

El éxito de este enfoque depende de la capacidad del Project Manager para conectar perspectivas y comprender las motivaciones de todos los involucrados, por ejemplo, las necesidades del cliente, las partes interesadas en el proyecto, etc. También debe tener la capacidad de pensar estratégicamente; anticipando problemas y resolviéndolos ingeniosamente. Esto puede requerir capacitación o contrataciones más enfocadas, pero si este estilo se adapta mejor a sus procesos y operaciones comerciales, entonces podría valer la pena adaptarse.

4. melé

Scrums son reuniones periódicas de todos los miembros relevantes del equipo y se utilizan para discutir el estado de un proyecto, así como cualquier actualización y resultado. La principal ventaja de esta herramienta es el alto nivel de comunicación del equipo que permite. Este método es mejor para proyectos innovadores y complicados, donde los miembros del equipo confían en los aportes de los demás. Esto también ayuda a los gerentes de proyecto a priorizar tareas y realizar un seguimiento del progreso del equipo dentro de un período de tiempo específico.

Los scrums ocurren regularmente, lo que significa que la falta de compromiso o cooperación por parte de cualquier persona con responsabilidades puede hacer que este método sea ineficaz y es probable que tenga un impacto negativo en el proyecto. Scrum se usa mejor para proyectos más grandes que tienen muchas partes y dependencias diferentes y se implementa mejor en equipos formados por personas seguras de sí mismas, que tienen funciones y responsabilidades bien definidas y saben cómo se relacionan esas funciones y responsabilidades con el éxito del proyecto.

La gestión de proyectos está evolucionando hacia la elaboración de estrategias en lugar de una ejecución directa. Conozca a su cliente y sus necesidades antes de decidirse por un método para su proyecto. Ser adaptable es más atractivo para el cliente, y esto mostrará tu valor y tu nivel de determinación para lograr la meta del proyecto.

Las opiniones expresadas aquí por los columnistas de Inc.com son propias, no de Inc.com.

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