Aquellos de nosotros de cierta edad que trabajamos en el comercio minorista o en el servicio de alimentos podemos recordar los días anteriores a los modernos sistemas de punto de venta (POS). Agregamos manualmente el costo de los artículos en una caja registradora; si teníamos suerte, la caja registradora era una computadora con el costo de los artículos preprogramado en teclas. Ejecutamos tarjetas de crédito con una torpe impresora de tarjetas de crédito plana que usaba papel carbón. Y las transacciones con tarjeta de crédito (¡o cheque personal!) no fueron instantáneas, y podrían haber pasado dos días o más antes de que los cargos de la tarjeta llegaran al banco.

Los tiempos han cambiado, y ahora la tecnología para registrar transacciones y realizar ventas puede ser lo suficientemente pequeña como para caber en la palma de su mano. Esto es lo que necesita saber sobre POS y cómo elegir el mejor para su negocio.

¿Qué es un punto de venta?

Piense en un sistema POS como el punto de convergencia donde un cliente y una empresa hacen un trato. Las palabras «pagar» o «registrarse» pueden usarse para referirse al POS, pero estas son simplemente estaciones donde ocurren las transacciones. Los POS modernos varían ampliamente, desde hardware para escanear tarjetas de crédito que se conecta directamente a su teléfono inteligente, hasta sistemas completos con terminales y cajas registradoras. Ya sea simple o complejo, los POS de hoy permiten a los comerciantes registrar una compra en segundos y hacerlo todo electrónicamente. A veces, el término POS puede usarse indistintamente con el término punto de servicio, ya que los clientes pueden usar la misma tecnología para realizar devoluciones.

Uso de la tecnología POS

Piense en la frecuencia con la que usa una tarjeta de débito o crédito para realizar transacciones: comprar gasolina, pagar su café con leche diario o comprar comestibles, o comprar esa falda nueva increíble o un juego de palos de golf. Con la tecnología POS, el software del sistema utiliza el código de barras en la etiqueta del artículo que compró (o el código clave para el plato principal o bebida en particular, en el caso de un restaurante) como un sistema de regulación de inventario, así como una forma eficiente de controlar la transacción. En teoría, una empresa sabe cuántos cafés con leche, suéteres o palos de golf salieron de la tienda y si se devolvieron algunos. Además, el sistema POS puede acelerar las transacciones, lo cual es fundamental en un restaurante o cafetería, por ejemplo, donde una larga fila en el mostrador genera quejas de los clientes. El software POS más sofisticado en realidad compilará datos sobre compras, historial de clientes (para que los grandes consumidores puedan obtener un trato de primera), qué artículos se mueven bien y qué artículos permanecen estancados. Todos estos datos pueden ayudar a las empresas a maximizar las ganancias y eliminar el desperdicio. Finalmente, en un restaurante o bar, un grupo de 10 casi siempre pedirá dividir la cuenta. Con el POS correcto, la división simple de un boleto en 10 es fácil y rápida.

TPV móvil

Los sistemas POS móviles también están causando sensación a medida que las pequeñas empresas, las asociaciones de padres y maestros y otros grupos que necesitan acceso episódico a un sistema POS obtienen el beneficio de un punto de venta instantáneo que no requiere que el comprador inicie sesión en su banco. sitio o cuenta de PayPal. El hardware es más pequeño que un dólar de plata y puede caber en una tableta o teléfono inteligente. El software proporciona tiempos de respuesta ágiles por una tarifa nominal por transacción; a menudo, el vendedor se la pasará al comprador. Square Reader es el más conocido de estos dispositivos POS móviles, probablemente porque fue el primer producto (lanzado en 2009) y la tecnología ha seguido mejorando, pero hay otros productos móviles, incluido PayPalHere, que interactúa con su hermano mayor. PayPal.

características del sistema

Si está implementando un POS para su negocio, ¿qué características importantes necesita? Eso realmente depende de su negocio, la cantidad de empleados, la cantidad de transacciones y los datos que desea capturar. Si está buscando una manera simple de permitir que unas pocas (o unas pocas docenas) personas paguen por un puñado de artículos, un POS móvil conectado a un teléfono, computadora portátil o iPad que ya tiene puede ser suficiente. ¿Quiere que su POS se base en su negocio en su hardware existente o se siente cómodo usando la nube? Si su empresa tiene el lujo de contar con soporte técnico interno, la compra de software para un sistema local podría ser el camino a seguir. Si se siente cómodo con la nube y tiene un proveedor de Internet sólido, el POS de software como servicio (SaaS) puede proporcionar flexibilidad adicional y requerir menos personal en cubierta para su mantenimiento.

Tenga en cuenta las necesidades actuales y futuras de su negocio al evaluar estas características. Aunque muchas empresas optan por modelos de tarjeta de crédito únicamente, es posible que desee invertir en un sistema que permita transacciones en efectivo. ¿Están sus empleados detrás de una estación (un bar, una cafetería, cajas registradoras) o se están moviendo? Deberá considerar las opciones de POS móvil versus estacionario según la necesidad que tenga ahora y las necesidades que pueda tener en el futuro. Muchas tiendas Nordstrom Rack combinan terminales POS de registro estático con sistemas POS móviles para permitir que los empleados reduzcan las filas en sus estaciones de registro tradicionales: uno o dos empleados pueden despejar a media docena de compradores de una fila en relativamente poco tiempo. Algunas ubicaciones de restaurantes Red Robin Gourmet Burger tienen terminales POS en las mesas, por lo que los comensales pueden agregar artículos a su cena y pagar en su tiempo libre, todo sin llamar a un servidor.

Un sistema con capas de seguridad es fundamental sin importar cuántas transacciones esté realizando. Necesitará una que acepte tarjetas con chips electrónicos (llamadas EMV); estas tarjetas están destinadas a brindar seguridad adicional al titular de la tarjeta, porque la transacción evita los datos de la banda magnética que se copian fácilmente en favor de un chip, lo que crea un individuo registro de transacción que no se puede copiar.

¿Quieres los datos? Querrá evaluar qué datos (si los hay) le gustaría recopilar. ¿Quiere un sistema que ayude a rastrear el inventario y los hilos de ventas? ¿Uno que almacene datos de compra y le permita interactuar con los clientes (quizás enviando información sobre las ventas)? ¿Qué hay de la capacidad de los empleados para entrar y salir? Esas son todas las características disponibles en los sistemas POS.

Costos: Hardware y Software

Calcular el costo de un sistema POS puede ser complicado porque la mayoría de los sitios web de servicios quieren recopilar sus datos antes de darle una cotización. Sin embargo, esencialmente, el costo de un POS se puede desglosar en el gasto de hardware y software, y el costo de procesar los pagos.

En el extremo menos costoso, puede encontrar servicios de POS móviles muy básicos que brindan hardware y software gratuitos, lo que le permite deslizar tarjetas de crédito usando su teléfono inteligente o tableta, y todas las transacciones se realizan en la nube. El servicio le cobra una tarifa de procesamiento de pago y eso es todo.

En el extremo superior, si está invirtiendo en hardware y software para usar con múltiples terminales, deberá considerar el costo de la licencia del producto por terminal (más de $ 800- $ 1200 para un sistema que no sea en la nube), el costo del software de tarjeta de crédito de cada terminal (quizás otros $300-$500 cada uno) y, si aún no tiene las terminales, entre $2,000-$3,000 por terminal.

Las empresas pueden mitigar el costo del hardware alquilándolos mensualmente o comprando terminales reacondicionados. También querrá tener en cuenta el costo de la capacitación según la complejidad del software y la experiencia de sus usuarios. Puede haber costos por registros o equipos adicionales. Para obtener las mejores tarifas, el comprador puede estar sujeto a un acuerdo de varios años, así que tenga cuidado con lo que está recibiendo. Si la empresa no tiene su propio procesador de pagos, usted está en apuros para encontrar un procesador compatible con el sistema. Finalmente, actualizar el sistema también le costará a usted: los expertos estiman que una empresa mediana a grande podría gastar entre un 15 y un 20 % anual en tarifas de mantenimiento y soporte.

Los sistemas de POS móviles están basados ​​en la nube y son sustancialmente más baratos (pero pueden ser más eficientes en términos de extras). Puede pagar una pequeña tarifa por la cantidad limitada de hardware (entre $30 y $50 cuando investigamos las ofertas). Es posible que pueda obtener el hardware sin cargo o con un contrato de servicio (similar a obtener el teléfono actualizado más nuevo gratis con un contrato). Puede haber cargos mensuales (generalmente menos de $100). Se le cobrará por pase de tarjeta.

El software como servicio (SaaS) esencialmente permite a los dueños de negocios acceder a productos complementarios a las computadoras existentes a través de una conexión a Internet sólida, y es una alternativa económica a las compras de hardware. Lo más probable es que pague una tarifa anual o una suscripción mensual, pero es probable que sea mucho más barato que las opciones presentadas anteriormente. Un punto de precaución: si tiene un negocio que vende una (o solo unas pocas) cosas, SaaS funcionará bien para usted. Si ofrece muchos productos o servicios diferentes, es posible que no encuentre la flexibilidad que necesita con SaaS. Como cualquier producto basado en la nube, los datos que genera su empresa se almacenan fuera del sitio, por lo que la seguridad es una preocupación principal.

Metodología

Con fines de revisión, evaluamos la gran cantidad de sistemas POS disponibles, teniendo en cuenta los precios, las opciones de movilidad, el servicio al cliente, las calificaciones de los consumidores y los expertos, la facilidad de uso y la posición de la empresa con las entidades de revisión acreditadas. También tuvimos en cuenta los siguientes imprescindibles:

  • Confiabilidad — ¿Funcionará su sistema POS todo el tiempo? Si ha elegido un sistema basado en la nube, ¿funcionará el producto POS si Internet no está disponible o es inestable?

  • Asequibilidad: ¿cuáles son los costos iniciales, mensuales y por uso? ¿Son sostenibles? ¿Está bloqueado para comprar más opciones de hardware o software?

  • Flexibilidad: en este punto, muchas transacciones de POS se realizan con tarjeta, no con efectivo. Encontrar la empresa que cobra menos por las transacciones con tarjeta de crédito es clave, pero es posible que también necesite un sistema que pueda aceptar efectivo o que esté dispuesto a aceptar su negocio sin efectivo.

  • Capacitación: ¿Es el sistema lo suficientemente fácil de usar para todo su personal? ¿Hay capacitación adecuada disponible?

  • Velocidad y movilidad: en un área de alta rotación (como un restaurante concurrido), ¿permite el sistema que su personal lleve un dispositivo portátil por su negocio o está encadenado a unas pocas máquinas más grandes?

  • Seguridad — ¿Dónde se almacenan sus datos? ¿Quién tiene acceso? Y lo que es más importante, ¿son seguras las transacciones con tarjeta?

Si revisar los sistemas de punto de venta uno a uno le resulta abrumador, podría tener sentido que trabaje con empresas como POSUSA o BuyerZone, ya que pueden hacer gran parte del trabajo preliminar por usted. Si no, aquí están nuestras selecciones para algunos de los mejores sistemas POS disponibles en la actualidad.

Mejor sistema de punto de venta (POS) para pequeñas empresas, ganador absoluto: Square

Square es el ganador general aquí porque el sistema, que se fundó hace casi una década, ofrece un generoso paquete de funciones sin tarifas mensuales o de inicio para su servicio más básico. Además, el procesamiento de pagos está incluido en el paquete. Tan pronto como reciba su lector de tarjetas, estará listo para comenzar con solo unos minutos de configuración.

Square POS se encuentra entre los sistemas más fáciles de configurar y es compatible con los mundos de Apple y Android si está utilizando un teléfono para su lector de tarjetas. Si su empresa es sencilla y sencilla, o si usa el POS de forma esporádica, solo pagará la tarifa de procesamiento del 2,75 % por cargo para tarjetas de crédito (la tarifa es un poco más alta para los pagos en efectivo). Si necesita una estación de registro real, elija Square Stand para transacciones con tarjeta ($ 169) o el Square Register más permanente, que cuesta $ 999 para comprar directamente (también hay una opción mensual de alquiler con opción a compra).

La modalidad de arrastrar y soltar en el Stand o en el Registro le resultará familiar a cualquiera que utilice actualmente una computadora, por lo que capacitarse con el producto es bastante sencillo. Square ofrece un relativamente rico…

Mejor sistema de punto de venta (POS) para pequeñas empresas — 2022

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