Admito que paso más tiempo del que probablemente debería tratando de descubrir el «sistema de productividad» perfecto. He probado casi todas las aplicaciones y servicios disponibles, buscando el que sea adecuado para la forma en que funciona mi cerebro.

La cuestión es que no estoy seguro de que ese sea realmente el objetivo. Con demasiada frecuencia, la búsqueda de la productividad es una de las principales razones por las que las personas luchan por ser productivas.

Mucha gente (incluido yo mismo) pasa demasiado tiempo tratando de descubrir cómo ser más productivo, en lugar de simplemente, ya sabes, hacer las cosas. Dicho esto, las herramientas que utilizas son importantes. Una de esas herramientas que se ha vuelto popular durante el último año es Notion.

Si no está familiarizado con Notion, es un servicio que se autodenomina «área de trabajo todo en uno para sus notas, tareas, wikis y bases de datos». Básicamente, es una herramienta que puede usar para organizar sus pensamientos, proyectos e información.

Para mí, eso significó algo que me daría flexibilidad en el seguimiento de proyectos. Por lo general, trabajo en un puñado de artículos, entrevistas, charlas y episodios de podcast, así como en un boletín informativo. Quería no solo poder realizar un seguimiento de lo que estaba en progreso, sino también tener una forma de volver fácilmente a proyectos antiguos como referencia. Eso significaba que necesitaba algo con grandes capacidades de búsqueda.

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Notion parecía marcar todas las casillas, hablando en sentido figurado, así que pasé seis meses totalmente invertido en él para ver si podía ayudarme a mantenerme organizado y concentrado en mi trabajo. Antes de llegar al veredicto, un poco de contexto podría ser útil.

En primer lugar, he usado Trello durante mucho tiempo para organizar los proyectos en los que estoy trabajando. Tener un tablero Kanban para ver y mover proyectos a través de varias etapas siempre funcionó con la forma en que piensa mi cerebro. El problema es que Trello no es bueno para mostrarle rápidamente lo que debe hacer a continuación.

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Peor aún, nunca ha sido particularmente útil para buscar y organizar información pasada. Lo que quería era algo que pudiera tomar lo mejor de Trello y combinarlo con, sinceramente, una vista de hoja de cálculo de todo en lo que estoy trabajando. De esa manera, podría ordenar, filtrar y buscar.

Debido a que Notion es básicamente una base de datos relacional con la capacidad de crear páginas personalizadas para ver la información en esa base de datos, fácilmente tiene ambas. Puede configurarlo para ver su información y proyectos de varias maneras, según en qué esté trabajando.

Creo que para aprovechar al máximo Notion, es importante entender lo que no es. No creo que Notion sea una aplicación para tomar notas, aunque definitivamente puedes usarla para eso. Dicho esto, definitivamente no es la mejor herramienta para tomar notas.

Mira, escribo muchas palabras todos los días, y si tuviera que hacerlo en Notion, probablemente lo dejaría. Simplemente no es un gran editor de texto.

Tampoco es genial simplemente como una herramienta de gestión de tareas. Pude crear una vista que me muestra solo una breve lista de las cosas que tenía que hacer hoy, por ejemplo, pero descubrí que casi nunca usaba esa vista, aunque a menudo es la más importante en el día a día. base.

Afortunadamente, pude conectar Notion con Things, el administrador de tareas que he usado durante mucho tiempo, usando Zapier. Cada vez que agrego un nuevo registro en Notion (que, para mí, representa un artículo, un contenido o un proyecto en el que estoy trabajando), lo agrega a mi bandeja de entrada de Things con la fecha de vencimiento.

Sin embargo, es excelente para mantener todo en un solo lugar. Honestamente, eso solo fue el mayor beneficio para mi forma de trabajar. El hecho de que fuera muy fácil para mi asistente editorial sumergirse y trabajar en Notion también fue una gran ventaja.

Por ejemplo, a diario, reviso historias y artículos de noticias sobre los temas que estoy cubriendo. Notion tiene una extensión de navegador que me permite recortarlos, haciéndolos disponibles dentro de mi espacio de trabajo.

Luego, cuando estoy trabajando en el contenido, creo un nuevo registro con toda la información relevante, como el título, el tema, la fecha límite, la fecha de publicación y la investigación. Luego, simplemente puedo arrastrar la investigación del artículo recortado a la tarjeta del proyecto, lo que hace que sea muy fácil para mí mantener todo conectado y organizado.

Mi asistente editorial puede entonces agregar su investigación y nosotros podemos dejar comentarios y tener conversaciones en tarjetas individuales. Incluso hay una integración de Slack que le notificará cuando se agregue nueva información.

Todavía digo que toma algún tiempo pensar cómo quieres usar Notion y configurar todo, pero la compañía incluye muchas plantillas geniales. Sin embargo, una vez que haga eso, lo compensará con el tiempo que ahorrará de manera continua.

La conclusión, para mí, es que Notion es lo suficientemente flexible como para construir el sistema que funciona mejor para mi cerebro, y no trata de forzarme a tener su propia noción preconcebida. Como resultado, ha cambiado por completo mi forma de trabajar, haciéndome más organizada y eficiente.

Las opiniones expresadas aquí por los columnistas de Inc.com son propias, no de Inc.com.

Notion Review: cómo el uso de esta aplicación de productividad durante 6 meses cambió mi forma de trabajar

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