manuales de empleados, manuales de políticas y procedimientos, manuales de empleados, como quiera llamarlos, a menudo son considerados un mal necesario tanto por los empleados como por los empleadores. Por lo general, generan consternación entre los empleados, especialmente si no son claros, están bien escritos y son específicos para el negocio, y si se enfocan principalmente en la negatividad; en otras palabras, enumeran solo lo que no se debe hacer. Mientras tanto, los empleadores generalmente miran estos manuales en términos de cómo cubrir sus… activos… en caso de posibles demandas.

Hay, sin embargo, una mejor manera.

Los expertos dicen que las pequeñas y medianas empresas pueden elaborar manuales para empleados que los protejan de los litigios y tranquilicen a los miembros del personal al explicar en términos positivos las políticas de la empresa. Para tener un manual de políticas efectivo, el empleador debe tomarse el tiempo para identificar lo que es importante para el negocio, tanto para mantener a los empleados informados y felices, como para lograr los objetivos comerciales de la empresa. «Puede servir como un libro de jugadas y explicar las reglas del juego para los empleados sobre lo que se espera de ellos», dice Nancy Cooper, presidenta del grupo laboral y de empleo de Garvey Schubert Barer, una firma de abogados con sede en Portland, Oregón.

«El valor es que los empleados pueden comprender lo que se espera de ellos y lo que pueden esperar de la empresa», agrega Paul Rowson, director gerente de World at Work, una asociación global de recursos humanos que se enfoca en compensación, beneficios, vida laboral, y recompensas totales integradas. «Esto incluye cómo se llega a las decisiones de pago, cómo se califican en función de su desempeño, cómo la empresa trata cosas como la licencia por enfermedad y otros beneficios, cómo ve la empresa los programas de trabajo y vida y cómo serán tratados en caso de disputa». Tener todos esos problemas detallados en un manual puede liberar a un empleado para que haga su mejor trabajo, agrega, sin preocuparse de que un empleador lo trate injustamente.

Pero el diablo está en los detalles, como dicen. El éxito de un manual del empleado depende de lo que incluye y cómo redacta las políticas. La primera regla para escribir un libro de jugadas ganador es que debe estar escrito de manera clara y comprensible, y debe reflejar la cultura de la empresa. Ciertas políticas deben estar en el manual por ley. Esto significa que debe tomarse el tiempo para conocer los requisitos locales y estatales, así como los requisitos federales, dice Cooper. Otras políticas deben estar en el manual para proteger al empleador. «No importa el motivo detrás de las políticas, todas deben aplicarse de manera coherente», agrega.

La siguiente guía describirá lo que debe incluir por ley, las cláusulas que los expertos legales dicen que todo manual del empleado debe incluir y luego otras disposiciones opcionales que puede querer incluir en un manual del empleado para que funcione para usted y sus empleados.

Qué incluir en un manual del empleado: disposiciones del manual exigidas por la ley

Antes de ponerse a escribir un manual del empleado, los líderes empresariales deben comprender lo que deben incluir por ley. Eso también puede determinar cómo decide configurar el manual del empleado.

El primer paso es familiarizarse con las leyes laborales federales, estatales y locales que debe cumplir; algunas incluso deben publicarse en el manual del empleado de la empresa. El Departamento de Trabajo de EE. UU. brinda información detallada a los empleadores sobre las leyes federales que afectan los problemas del lugar de trabajo en su sitio web en www.dol.gov. Si su empresa opera en más de un estado, es posible que tenga razones legales para escribir manuales diferentes para los empleados en cada estado. «Cada estado tiene leyes de empleo únicas», dice Cooper. «Muchas de las leyes a nivel estatal dicen que tienes que tenerlo en el manual».

Otros problemas también pueden afectar la forma en que aborda el manual del empleado. Por ejemplo, si tiene diferentes unidades comerciales, como una planta de fabricación y una instalación de ventas e investigación, es posible que desee que el manual básico sea el mismo para cada grupo de empleados, pero quizás desee incluir políticas específicas para unidades comerciales específicas. , como si una unidad de negocios tiene un sindicato o empleados pagados por hora, dice Cooper.

Después de determinar cómo abordará el manual del empleado, debe determinar qué políticas debe incluir por ley. Algunas empresas ofrecen software o plantillas que pueden ser un buen comienzo para guiarlo a través del proceso. Pero las políticas pueden variar de un estado a otro. Si no está seguro de qué políticas exige la ley, debe consultar con las organizaciones de recursos humanos o con su abogado laboral. Muchos departamentos laborales estatales también tienen listados en sus sitios web para empleadores sobre las leyes que deben cumplir cuando hacen negocios en el estado y estos pueden ser útiles para determinar qué incluir en un manual del empleado.

Las políticas que debe incluir en un manual del empleado por ley pueden incluir lo siguiente:

  • Políticas de licencia médica familiar. La Ley de Ausencia Médica Familiar del gobierno federal requiere que los empleadores de cierto tamaño proporcionen a los empleados hasta 12 semanas de ausencia sin goce de sueldo durante cualquier período de 12 meses por el nacimiento o el cuidado de un hijo, para cuidar a un familiar inmediato con una condición de salud grave. , o si el empleado tiene una condición de salud grave. Muchos estados también tienen sus propias políticas con respecto a la licencia familiar no remunerada.
  • Políticas de igualdad en el empleo y no discriminación. El Departamento de Trabajo de EE. UU. requiere que muchas empresas publiquen información que indique que la empresa sigue las leyes de no discriminación e igualdad de oportunidades de empleo en la contratación y promoción.
  • Políticas de compensación para trabajadores. Muchos estados exigen que los empleados estén informados por escrito sobre las políticas de compensación laboral.

Entre otras leyes que podrían requerir su inclusión en los manuales de los empleados, se encuentran las políticas relativas a adaptaciones para discapacidades, políticas sobre licencias militares, políticas sobre adaptaciones para la lactancia y políticas sobre licencias para víctimas de delitos.

Excavar más hondo: Cómo armar un manual del empleado

Qué incluir en un manual del empleado: cláusulas que todo manual del empleado debe incluir

Hay algunos descargos de responsabilidad generales que todo manual del empleado debe tener.

  • no es un contrato. Es importante señalar que el manual es solo eso, un manual, y no hace ninguna promesa sobre la continuidad del empleo. Cooper recomienda la siguiente redacción: «Este manual no es un contrato, explícito o implícito, ni garantiza el empleo por un período de tiempo específico. Aunque esperamos que nuestra relación laboral sea a largo plazo, tanto la Compañía como usted pueden terminar la relación. en cualquier momento, con o sin previo aviso, con o sin motivo, en la medida permitida por la ley».

  • El manual supera a los documentos de políticas anteriores. El manual debe dejar claro que es la última palabra sobre las políticas de la empresa. Cooper sugiere que utilice el siguiente lenguaje: «Este Manual del empleado sustituye y reemplaza todas las políticas y procedimientos anteriores, incluidos, entre otros, todos los memorandos o políticas escritas que se hayan emitido sobre los temas tratados en este manual».

  • Las políticas en el manual pueden estar sujetas a cambios.. Es importante dejar un poco de margen de maniobra porque los tiempos cambian, surgen nuevos problemas y es posible que deba hacer revisiones. Así es como Cooper sugiere que redacte esta disposición: «Las políticas incluidas en este manual son solo pautas y están sujetas a cambios según lo considere apropiado y necesario la Compañía. De vez en cuando, puede recibir un aviso de políticas, procedimientos, beneficios nuevos o modificados. o programas».

  • Página de reconocimiento de empleados. Para proteger su negocio y verificar que sus empleados estén conscientes de que su empresa cumple con estas leyes, es importante incluir una página de reconocimiento que el empleado firme y devuelva. El reconocimiento debe indicar que el empleado entiende que es su responsabilidad leer y seguir las políticas. «Desea que la página de reconocimiento se pueda separar del manual», dice Cooper. «Una vez que se firma, debe ir al archivo de personal del empleado».

Excavar más hondo: Herramientas: acuse de recibo de un manual del empleado

Qué incluir en un manual del empleado

Antes de escribir su manual del empleado, también debe tomarse el tiempo para determinar qué es importante para usted como empresa. ¿Le importa cómo se ven sus empleados cuando están en el trabajo? ¿Quiere que se abstengan de enviar mensajes de texto mientras están en el trabajo? ¿Te importa si escriben en un blog sobre la empresa? Si el problema es importante para usted y tiene expectativas sobre el comportamiento de los empleados, debe abordarlo en una política.

«Cuestiones importantes pueden ser cosas como la capacidad del empleado para usar teléfonos celulares en el trabajo o mientras conduce; tratar la forma adecuada (o inapropiada) en que los empleados hablan sobre el empleador en salas de chat o en blogs después de horas laborales; o incluso la capacidad del empleador para abordar los problemas creados por la forma en que los empleados usan sus computadoras, correo electrónico y correo de voz», dice Cooper. «Una de las cosas más importantes que debe recordar es que su manual debe reflejar la forma en que hace negocios. Si escribe una política, esté preparado para hacer cumplir la política, ya sea una política que establezca límites o una política que respalde objetivos. Usted necesita que su manual sea un fiel reflejo de su negocio».

También debe decidir qué tono desea que tome su manual. Muchos manuales están escritos desde la perspectiva negativa de «no». Sin embargo, algunos de los manuales más efectivos son aquellos escritos desde una perspectiva positiva. «Claro que los empleados necesitan saber qué tipo de comportamiento causará problemas, como ausencias excesivas, pero la política no tiene que estar escrita centrándose en el castigo», dice Cooper.

Aquí hay una guía sobre las secciones que puede querer incluir en un manual del empleado:

1. Historia de la empresa. Si bien no es obligatorio, una breve sección que discuta la historia de la empresa y su misión puede ayudar a establecer el tono para un manual del empleado. Rowson dice que esta sección puede incluir discusiones sobre la declaración de la misión de una empresa, cuál es su razón de ser, quiénes son sus clientes, cuál es su posición en el mercado, etc. «Puede hablar sobre el fundador para tener una idea de la historia de la empresa». o la cultura», dice Rowson. «Puede agregar una discusión sobre el equipo de liderazgo para que las personas sientan que saben para quién están trabajando en última instancia». Cooper advierte que no se debe hacer ninguna promesa en esta sección, como prometer pagar a los empleados el dólar más alto en su campo, lo que podría ser difícil de sostener si la empresa atraviesa tiempos económicos difíciles.

2. Política de tiempo libre pagado. Esta sección explica en detalle la política de vacaciones de la empresa, por ejemplo, cómo se gana el tiempo de vacaciones y cómo programar el tiempo libre. También debe especificar qué días festivos observa la empresa, incluidos los días festivos en los que cierra la empresa y, si la empresa es un restaurante u otro negocio que permanece abierto durante los días festivos, cómo se compensará a los empleados por trabajar durante el día festivo. También es posible que desee abordar la licencia por enfermedad, la licencia médica familiar y otros tipos de licencia, como la licencia conyugal militar.

3. Comportamiento de los empleados. Bajo este encabezado, puede analizar la política de asistencia, las pausas para comer y los períodos de descanso, y las expectativas generales de conducta de los empleados. Esto puede incluir establecer una política contra la discriminación por acoso de los empleados, prohibiciones de fumar, una política de abuso de sustancias, cómo los empleados pueden usar Internet o el correo electrónico y un código de vestimenta, si tiene este último. Es posible que desee abordar cómo los empleados deben manejar la resolución de conflictos. Haga que esta sección sea de naturaleza muy general. «No te metas demasiado…

Qué incluir en un manual del empleado

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