Las buenas prácticas de compra son una parte integral del éxito de las pequeñas empresas, y pocos factores son tan vitales para garantizar metodologías de compra sólidas como la selección de proveedores de calidad. De hecho, encontrar buenos proveedores y mantener relaciones sólidas con ellos puede ser una herramienta invaluable en la búsqueda del éxito y la expansión del negocio. De hecho, una empresa solo puede ser tan buena como los proveedores con los que trabaja. Los proveedores proporcionan los materiales que utiliza una empresa para producir sus propios bienes y/o servicios. Los proveedores proporcionan el transporte de esos materiales. Los proveedores proporcionan a una empresa los servicios que utiliza para proporcionar bienes y servicios a sus clientes. Sin una relación sólida con sus proveedores, una empresa no puede ofrecer a sus propios clientes un producto o servicio de alta calidad constante.

Para muchas organizaciones de compras, los proveedores se han convertido en un factor importante en su planificación. Los proveedores suelen ser el arma competitiva secreta de una organización de adquisiciones, su recurso oculto, su ventaja competitiva. Estas ganancias competitivas pueden manifestarse en una amplia gama de áreas, desde mejores precios y tiempos de entrega hasta mayores oportunidades para considerar e implementar prácticas innovadoras. Dichas mejoras no se realizarán sin un liderazgo significativo de los propietarios y ejecutivos de negocios. Las empresas líderes desarrollan estrategias de suministro a medida que están directamente vinculadas a sus estrategias corporativas. Estos líderes enfatizan la creación de valor para los accionistas, el crecimiento de los ingresos y la competitividad de costos, y establecen programas específicos con sus proveedores clave para garantizar que se aborden estas prioridades. Siempre que sea posible, los líderes empresariales recurren a los proveedores para maximizar la competitividad de sus propios productos, yendo más allá del estrecho enfoque de la reducción de costos.

CADENAS DE SUMINISTRO Y ASOCIACIONES

En los últimos años, innumerables expertos en gestión y analistas han promocionado los beneficios que las empresas de todos los tamaños pueden obtener al establecer «asociaciones» con sus proveedores. Según dicho plan, que a veces también se denomina «gestión de la cadena de suministro», los canales de distribución se establecen en todas las organizaciones para que todos los miembros del canal, desde los proveedores hasta los usuarios finales, coordinen sus actividades y procesos comerciales para minimizar su gasto total. costos y maximizar su eficacia en el mercado. Pero si bien esta tendencia se ha vuelto más frecuente en el entorno comercial actual, todavía se practica de manera irregular en muchas industrias. Los impedimentos comunes para establecer verdaderas sociedades comerciales con los proveedores incluyen: otorgar mayor importancia a otras iniciativas; relaciones cómodas con los proveedores existentes; escasez de cooperación entre unidades de negocios; dudas sobre los beneficios de instituir tales prácticas; falta de cooperación interfuncional; sistemas de seguimiento y control deficientes; inexperiencia en la gestión de programas de mejora; y desconfianza de los proveedores. Las empresas que cuentan con muchas de estas características generalmente se aferran a las viejas prácticas de licitación competitiva que se centran en preocupaciones perfectamente legítimas sobre el precio, pero con exclusión de todo lo demás.

Como resultado, estas empresas pierden los muchos beneficios que pueden acumularse cuando se establecen iniciativas de asociación efectivas con los proveedores. Los proveedores pueden ser una importante fuente de información sobre las formas en que las pequeñas y grandes empresas pueden mejorar el rendimiento y la productividad. Existen cinco categorías generales en las que la participación del proveedor puede ayudar a los compradores a competir en el mercado:

  1. Mejora de productos a través de contribuciones al diseño de productos, tecnología o ideas para producir nuevos productos. En la mayoría de estos casos, los proveedores ayudan a los compradores al señalar formas en que se pueden mejorar los diseños o se pueden usar materiales más deseables.
  2. Mejoras en la calidad del producto. Además de brindar recomendaciones de diseño que dan como resultado productos mejorados, los proveedores suelen ser fuentes de sugerencias que permiten a los compradores mantener tolerancias constantes en la producción.
  3. Mejoras en la «velocidad de comercialización». Algunas de las contribuciones más significativas en esta área provinieron de los proveedores de los fabricantes de equipos originales.
  4. Reducciones en el costo total del producto, ya sea a través de la racionalización de los procesos de trabajo (gestión de inventario, diseño de nuevos productos, programación, etc.) o el reemplazo de componentes costosos por otros menos costosos, pero igualmente efectivos.
  5. Mejoras en la satisfacción del cliente.

Los analistas indican que los proveedores también reciben algunos beneficios en la dinámica de compra emergente. El papeleo reducido, los gastos generales más bajos, los pagos más rápidos, los acuerdos a largo plazo que conducen a pronósticos comerciales más precisos, el acceso a nuevos diseños y la información sobre las necesidades futuras de materiales y productos se han citado como ganancias. Mientras tanto, otros observadores señalan que algunas relaciones comprador-proveedor se han vuelto tan cercanas que los proveedores han abierto oficinas en el sitio del comprador, un arreglo que posiblemente puede resultar en mejoras aún mayores en productividad y ahorros. Por supuesto, las empresas no van a formar tales «asociaciones» con todos sus proveedores. Alguna forma del proceso de compra tradicional que implica licitaciones y órdenes de compra estándar y facturas seguirá existiendo en casi todas las empresas, y especialmente en las empresas más pequeñas que no tienen la influencia financiera para presionar a los proveedores por precios o concesiones de entrega.

Pero muchos consultores de gestión y expertos en negocios sostienen que incluso aquellas empresas que no están en una posición ideal para crear asociaciones con proveedores pueden beneficiarse del establecimiento de prácticas efectivas de gestión de la cadena de suministro. Las alianzas entre compradores y vendedores desencadenan una capacidad de innovación que supera con creces los ahorros de costos a corto plazo que ofrecen las ofertas competitivas en condiciones de plena competencia. Las empresas deben explicar sus necesidades generales a varios proveedores dedicados y abrir líneas de comunicación con ellos en lugar de simplemente definir sus requisitos y esperar una serie de ofertas que se preocupan principalmente, o exclusivamente, de presentar la oferta más baja.

Posibles inconvenientes de las asociaciones con proveedores

Sin embargo, establecer relaciones cercanas con los proveedores significa que los compradores deben realizar la investigación necesaria para asegurarse de seleccionar las empresas adecuadas. Los compradores necesitan saber mucho más acerca de las capacidades de los proveedores que cuando todo dependía de una relación oferta/compra. El énfasis actual en las asociaciones depende de los proveedores que pueden convertirse en parte de un sistema de suministro completo. De hecho, los principales proveedores deben ser revisados ​​y evaluados críticamente antes de incorporarlos a cualquier sistema de cadena de suministro. Las pequeñas y medianas empresas prósperas que ya están bien establecidas estarán mejor capacitadas para asumir tales tareas que las empresas incipientes, pero incluso las nuevas empresas deberían tomarse el tiempo para aprender más sobre sus proveedores que sobre sus precios.

Por supuesto, las características deseadas del proveedor varían un poco dependiendo de quién esté siendo encuestado. Por ejemplo, los ingenieros de diseño tienden a dar mayor importancia a la calidad del producto cuando analizan a los proveedores, mientras que los profesionales de compras dan mayor importancia a las consideraciones de costo junto con la calidad del producto. Los criterios a evaluar también variarán dependiendo de la categoría del producto. El objetivo de todas las evaluaciones es el mismo: comparar todos los proveedores potenciales en un segmento de mercado para determinar el socio mejor calificado con quien trabajar. La evaluación de proveedores potenciales debe incluir una evaluación sobre si el proveedor es adecuado para ayudar al comprador a cumplir sus principales objetivos comerciales. Los objetivos típicos a los que el proveedor debe brindar asistencia incluyen la reducción de inventario, la mejora de la calidad, la eliminación del papeleo y el manejo mejorado de los productos entrantes.

Las empresas que no hacen el trabajo preliminar necesario, por otro lado, pueden verse vinculadas a un proveedor pobre o poco confiable que puede erosionar la fortuna financiera de una empresa y la reputación de la industria/comunidad en un lapso de tiempo notablemente corto. El desempeño deficiente del proveedor no es el único riesgo al que se enfrenta un comprador en situaciones en las que se vincula con un mal proveedor. Otra amenaza potencial que surge cuando se asocia con proveedores es la pérdida de secretos comerciales para los competidores. Además, un proveedor puede aventurarse por su cuenta una vez que haya adquirido nuevas habilidades y, de hecho, puede convertirse en un competidor. Una empresa que abdica demasiado a sus proveedores puede debilitarse. Todos estos riesgos son especialmente grandes en las industrias intensivas en conocimiento y de rápido movimiento, que son precisamente aquellas para las que las cadenas de suministro integradas pueden ser de particular utilidad. Dados estos peligros potenciales, se insta a las empresas que buscan establecer asociaciones con proveedores a que procedan con cautela.

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Ya sea buscando nuevos proveedores o comparando el desempeño de los proveedores actuales, se insta a las empresas a considerar lo siguiente al evaluar sus opciones:

  • Compromiso con la calidad: no sorprende que la calidad del producto se considere un factor esencial en la selección de un proveedor. Los detalles en este ámbito incluyen los métodos de control de procesos estadísticos de los proveedores, su registro QS-9000, sus enfoques para la resolución de problemas y el mantenimiento preventivo, y sus métodos de calibración de equipos.
  • Costo competitivo: los precios competitivos son otro factor importante, especialmente para las empresas más pequeñas o que experimentan dificultades financieras.
  • Comunicación: los proveedores que no mantienen una política de comunicación abierta, o peor aún, practican activamente el engaño, deben evitarse a toda costa. Las frustraciones de tratar con tales empresas a veces pueden asumir dimensiones debilitantes. Además, la exposición constante a tales tácticas puede tener un efecto corrosivo en el personal interno.
  • Servicio oportuno: las estrategias de las empresas se basan en cronogramas, que a su vez se basan en recibir envíos en los tiempos acordados. Cuando esos envíos fallan, las estrategias comerciales sufren. El golpe puede ser particularmente severo si el proveedor es negligente o tarda en informar el problema.
  • Flexibilidad y servicios especiales: muchos compradores expresan su aprecio por los proveedores que toman medidas adicionales para satisfacer a sus clientes. Estos «beneficios» pueden variar desde la accesibilidad fuera del horario laboral hasta la capacitación o el soporte de inventario.
  • Conocimiento del mercado: los proveedores con un amplio conocimiento de las condiciones del mercado y el dominio de los problemas contemporáneos que afectan a su negocio pueden ser inmensamente valiosos para ayudar a las pequeñas empresas a trazar un rumbo hacia el éxito financiero sostenido.
  • Capacidades de producción: se debe considerar la capacidad del proveedor para la gestión y producción de programas, incluida su capacidad para integrar las funciones de diseño y fabricación, su enfoque para los cambios de diseño y las características de medición de sus programas.
  • Estabilidad financiera: las empresas que asignan grandes sumas para la compra de materiales a menudo prefieren hacer tratos a largo plazo con proveedores financieramente estables. Dichos arreglos no solo transmiten seguridad, sino que permiten a las empresas aprender unas de otras y obtener una comprensión más completa de las necesidades, los deseos, las prácticas operativas y los objetivos futuros de cada empresa.
  • Logística/Ubicación: las capacidades del proveedor en esta área incluyen la capacidad de transporte, las capacidades de abastecimiento y el desempeño ‘justo a tiempo’.
  • Inventario: la evaluación de esta consideración depende en cierta medida del negocio del proveedor. Si el proveedor es un distribuidor, el énfasis estará en qué tan bien está configurado su inventario para evitar desabastecimientos. Con un fabricante, el énfasis debe estar en…
Relaciones con proveedores | Inc.com

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