Un sistema de control de inventario es un sistema que abarca todos los aspectos de la gestión de los inventarios de una empresa; compra, envío, recepción, seguimiento, depósito y almacenamiento, rotación y reordenación. En diferentes empresas, las actividades asociadas con cada una de estas áreas pueden no estar contenidas estrictamente dentro de subsistemas separados, pero estas funciones deben realizarse en secuencia para tener un sistema de control de inventario bien administrado. Los sistemas de control de inventario computarizados hacen posible integrar los diversos subsistemas funcionales que forman parte de la gestión de inventario en un solo sistema cohesivo.

En el entorno empresarial actual, incluso las pequeñas y medianas empresas confían en los sistemas de gestión de inventario computarizados. Ciertamente, hay muchos pequeños puntos de venta minorista, fabricantes y otras empresas que continúan confiando en los medios manuales de seguimiento de inventario. De hecho, para algunas pequeñas empresas, como tiendas de conveniencia, zapaterías o guarderías, la compra de un sistema de seguimiento de inventario electrónico puede constituir un desperdicio de recursos financieros. Pero para otras empresas que operan en industrias que cuentan con un alto volumen de rotación de materias primas y/o productos terminados, los sistemas de seguimiento computarizados se han convertido en un componente clave de las estrategias comerciales destinadas a aumentar la productividad y mantener la competitividad. Además, el desarrollo reciente de potentes programas informáticos capaces de abordar una amplia variedad de necesidades de mantenimiento de registros, incluida la gestión de inventario, en un sistema integrado también ha contribuido a la creciente popularidad de las opciones de control de inventario electrónico.

Dados estos desarrollos, no es de extrañar que los expertos en negocios mencionen comúnmente la gestión de inventario como un elemento vital que puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en el mundo empresarial altamente competitivo de hoy. escribiendo en Diario de gestión de producción e inventario, Godwin Udo describió la tecnología de las telecomunicaciones como un activo organizacional crítico que puede ayudar a una empresa a obtener importantes ganancias competitivas en el área de gestión de inventario. Señaló que las empresas que hacen un buen uso de esta tecnología están mucho mejor equipadas para tener éxito que aquellas que confían en métodos de control de inventario obsoletos o difíciles de manejar.

COMPUTADORAS E INVENTARIO

La automatización puede impactar dramáticamente todas las fases de la gestión de inventario, incluido el conteo y el monitoreo de los artículos del inventario; registro y recuperación de la ubicación de almacenamiento de artículos; registrar cambios en el inventario; y anticipar las necesidades de inventario, incluidos los requisitos de manejo de inventario. Esto es cierto incluso para los sistemas independientes que no están integrados con otras áreas de la empresa, pero muchos analistas indican que las ganancias de productividad (y, por lo tanto, de rentabilidad) que se obtienen mediante el uso de sistemas automatizados pueden aumentar aún más cuando una empresa integra su inventario. sistemas de control con otros sistemas como contabilidad y ventas para controlar mejor los niveles de inventario. Como señaló Dennis Eskow en Semana de la PClos ejecutivos de negocios están «integrando cada vez más datos financieros, como cuentas por cobrar, con información de ventas que incluye historiales de clientes. El objetivo: controlar el inventario trimestre a trimestre, para que no vuelva a afectar el resultado final. Componentes clave de un sistema integrado ‘¦ son el libro mayor, el intercambio electrónico de datos, la conectividad de bases de datos y las conexiones a una variedad de aplicaciones comerciales verticales».

El futuro de los sistemas de control de inventario

Las nuevas tecnologías han mejorado mucho las herramientas utilizadas para gestionar los inventarios. Los potentes sistemas informáticos que están conectados a redes ahora pueden recibir información de dispositivos portátiles. Los dispositivos portátiles inalámbricos escanean códigos de barras en artículos de inventario y envían datos a una base de datos de seguimiento en tiempo real. La mayor eficiencia de los sistemas de inventario en los últimos 25 años hizo posible algunas cosas que habrían sido imposibles en épocas anteriores, como el popular sistema de fabricación justo a tiempo.

La tendencia más reciente en el área de control y gestión de inventario son los sistemas y acuerdos de inventario administrado por el proveedor (VMI). En un sistema VMI, los distribuidores y/o fabricantes acuerdan hacerse cargo de la gestión de inventario para sus clientes. Según los informes diarios enviados automáticamente por el cliente al distribuidor, el distribuidor repone las existencias de los clientes según sea necesario. El distribuidor o fabricante ve lo que se vende y hace todos los arreglos necesarios para enviar automáticamente al cliente nuevos productos o piezas. No se necesitan llamadas telefónicas ni papeleo, lo que permite que el proceso de la cadena de suministro permanezca ininterrumpido.

Los beneficios que pueden acumular ambas partes en un acuerdo de VMI son dignos de mención. Ambas partes deberían experimentar un ahorro de tiempo y mano de obra. El cliente puede mantener menos artículos en stock y puede confiar en un flujo constante de productos o piezas. El vendedor o distribuidor se beneficia de dos maneras. En primer lugar, un proveedor puede anticipar mejor los requisitos de producción. En segundo lugar, el proveedor se beneficia de una relación sólida con el cliente, que es más difícil de modificar que una relación entre proveedor y cliente en la que no existieran tales sistemas automatizados.

Al igual que con todos los arreglos de subcontratación, existen aspectos negativos potenciales para un sistema VMI. El primero es la pérdida parcial de control que experimenta el cliente en la gestión de sus propios inventarios. En segundo lugar, el problema que este tipo de sistema plantea a un vendedor en el caso de periodos de venta volátiles. Es muy difícil para un distribuidor o fabricante mantener grandes inventarios para un cliente en un sistema VMI que está experimentando una desaceleración en las ventas mientras tiene que aumentar para otro cliente que está experimentando una demanda creciente. Ambas partes de un acuerdo de VMI deben sopesar minuciosamente los pros y los contras de dicho sistema y asegurarse de incluir en cualquier acuerdo de VMI métodos preestablecidos para lidiar con períodos de patrones de ventas volátiles. La popularidad de VMI sugiere que hay muchas aplicaciones en las que estos sistemas producen beneficios netos para ambas partes.

DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO DEL ALMACÉN

Naturalmente, la tendencia hacia la automatización en la gestión de inventario también se ha trasladado al almacén. Citando a varios expertos en almacenamiento, Sarah Bergin sostuvo en Transporte y Distribución revista que «la clave para obtener ganancias de productividad de la gestión de inventario ‘¦ es colocar el procesamiento de información inteligente en tiempo real en el almacén. Esto permite a los empleados tomar medidas que logren resultados inmediatos. El procesamiento en tiempo real en el almacén utiliza combinaciones de hardware que incluyen material tecnologías de manejo y recolección de datos. Pero según estos ejecutivos, la parte inteligente del sistema es un software sofisticado que automatiza y controla todos los aspectos de las operaciones del almacén».

Otro componente importante de una buena gestión de inventario es la creación y el mantenimiento de un diseño de almacenamiento sensato y eficaz. Un diseño de almacén bien organizado y fácil de usar puede ser de gran beneficio para los propietarios de pequeñas empresas, especialmente si están involucrados en el procesamiento de grandes volúmenes de bienes y materiales. Por el contrario, un sistema de almacenamiento ineficiente puede costar muy caro a las empresas en términos de eficiencia, servicio al cliente y, en última instancia, rentabilidad.

Transporte y Distribución La revista citó varios pasos que las empresas que utilizan sistemas de almacenamiento en almacén pueden tomar para asegurarse de aprovechar al máximo sus instalaciones. Recomendó que las empresas utilicen las siguientes herramientas:

Base de datos del localizador de existencias: «La base de datos del localizador de existencias requerida para la toma de decisiones proactiva será un complemento del archivo de inventario en un sistema de gestión de espacio de última generación. Se mantendrá un registro continuo del número de existencias, número de lote y número de cargas de paletas en cada ubicación de almacenamiento. Por lo tanto, se deben establecer las coordenadas de cuadrícula del área de reserva, incluidas las posiciones individuales de los niveles de estanterías, y la capacidad de carga de paletas de todas las ubicaciones de almacenamiento debe incorporarse a la base de datos».

Sistema de numeración de coordenadas de cuadrícula: el sistema de numeración del almacén debe desarrollarse junto con el diseño del almacenamiento y debe ser fácil de usar para que los trabajadores puedan ubicar rápidamente los artículos almacenados actualmente y los espacios de almacenamiento abiertos por igual.

Sistemas de comunicación: una vez más, esta puede ser una inversión valiosa si los requisitos de almacenamiento de la empresa son significativos. Tales instalaciones a menudo utilizan maquinaria de montacargas que se puede usar de manera más efectiva si no se requiere que sus operadores regresen periódicamente a un área de asignación central. La tecnología actual hace posible que el sistema informático del almacén interactúe con las pantallas de los terminales u otros dispositivos de comunicación en las propias carretillas elevadoras. «La asignación de tareas se puede realizar mediante una pantalla visual o una impresión, y la finalización de la tarea se puede confirmar mediante el escaneo, la entrada del teclado o el reconocimiento de voz», observó. Transporte y Distribución.

Maximización de la capacidad de almacenamiento: los almacenes que se adhieren a arreglos de almacenamiento rígidos de «almacenamiento por tamaño de lote entrante» no siempre hacen el mejor uso de su espacio. En su lugar, las empresas deben establecer una estrategia que alivie la congestión del tráfico y alivie mejor los problemas asociados con la rotación continua del inventario.

Algunas empresas optan por subcontratar sus funciones de almacén. «Esto permite que una empresa que no tiene tanta confianza en la ejecución de sus propias operaciones de almacenamiento se concentre en su negocio principal y deje que los expertos se preocupen por realizar un seguimiento de su inventario», escribió Bergin. Las operaciones de control de inventario de terceros pueden proporcionar a las empresas una variedad de información valiosa, incluido el análisis de productos y repuestos, evaluaciones de su sensibilidad temporal e información sobre los proveedores. Por supuesto, las empresas que están considerando subcontratar un componente tan clave de su operación deben considerar el costo de tal curso de acción, así como sus sentimientos acerca de renunciar a ese nivel de control.

BIBLIOGRAFÍA

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Sistemas de control de inventario | Inc.com

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