Un sistema de información gerencial (MIS, por sus siglas en inglés) es una base de datos computarizada de información financiera organizada y programada de tal manera que produce informes regulares sobre las operaciones para todos los niveles gerenciales de una empresa. Por lo general, también es posible obtener fácilmente informes especiales del sistema. El propósito principal del MIS es dar retroalimentación a los gerentes sobre su propio desempeño; La alta dirección puede controlar la empresa en su conjunto. La información que muestra el MIS generalmente muestra datos «reales» frente a resultados «planificados» y resultados de un año antes; por lo tanto, mide el progreso contra las metas. El MIS recibe datos de las unidades y funciones de la empresa. Algunos de los datos se recopilan automáticamente de los mostradores de pago conectados a la computadora; otros se teclean a intervalos periódicos. Los informes de rutina están preprogramados y se ejecutan a intervalos o bajo demanda, mientras que otros se obtienen utilizando lenguajes de consulta incorporados; Los gerentes utilizan las funciones de visualización integradas en el sistema para verificar el estado en las computadoras de escritorio conectadas al MIS por medio de redes. Muchos sistemas sofisticados también monitorean y muestran el desempeño de las acciones de la compañía.

ORÍGENES Y EVOLUCIÓN

El MIS representa la automatización electrónica de varios tipos diferentes de técnicas de conteo, conteo, mantenimiento de registros y contabilidad, de las cuales, por mucho, la más antigua, por supuesto, fue el libro mayor en el que el propietario de la empresa llevaba un registro de su negocio. La automatización surgió en la década de 1880 en forma de tarjetas de tabulación que podían clasificarse y contarse. Estas eran las tarjetas perforadas que muchos aún recuerdan: capturaban elementos de información tecleados en las máquinas de tarjetas perforadas; Luego, las tarjetas fueron procesadas por otras máquinas, algunas de las cuales podían imprimir los resultados de las cuentas. Cada tarjeta era el equivalente de lo que hoy se llamaría un registro de base de datos, con diferentes áreas de la tarjeta tratadas como campos. La mundialmente famosa IBM tuvo su inicio en 1911; entonces se llamó Computing-Tabulating-Recording Company. Antes de IBM había CTR. Las tarjetas perforadas se usaban para mantener registros de tiempo y para registrar pesos en básculas. El Censo de los EE. UU. también usó tales tarjetas para registrar y manipular sus datos. Cuando surgieron las primeras computadoras después de la Segunda Guerra Mundial, los sistemas de tarjetas perforadas se usaron tanto como su interfaz (alimentándolas con datos y programas) como su salida (las computadoras cortaban tarjetas y otras máquinas imprimían a partir de ellas). Los sistemas de tarjetas no desaparecieron por completo hasta la década de 1970. Finalmente fueron reemplazados por medios de almacenamiento magnéticos (cintas y discos). Las computadoras que usaban tales medios de almacenamiento aceleraron el conteo; la computadora introdujo funciones de cálculo. MIS se desarrolló a medida que las funciones contables más cruciales se informatizaron.

Las olas de innovación difundieron las virtudes fundamentales de los sistemas de información coherentes en todas las funciones corporativas y en empresas de todos los tamaños en las décadas de 1970, 1980 y 1990. Dentro de las empresas, las principales áreas funcionales desarrollaron sus propias capacidades MIS; a menudo, estos aún no estaban conectados: los sistemas de ingeniería, fabricación e inventario se desarrollaron uno al lado del otro, a veces ejecutándose en hardware especializado. Las computadoras personales («micros», PC) aparecieron en los años 70 y se difundieron ampliamente en los años 80. Algunos de estos se utilizaron como «semillas» independientes de los sistemas MIS que sirven a los sistemas de ventas, marketing y personal, con datos resumidos de ellos transferidos al «mainframe». En la década de 1980, aparecieron las PC en red y se convirtieron en sistemas potentes por derecho propio en la década de 1990 en muchas empresas que desplazaron a las computadoras medianas y pequeñas. Equipadas con potentes motores de bases de datos, dichas redes se organizaron a su vez para propósitos de MIS. Simultáneamente, en los años 90, la World Wide Web alcanzó la mayoría de edad, se transformó en Internet con una interfaz visual, conectando todo tipo de sistemas entre sí.

A mediados de la primera década del siglo XXI, la idea estrechamente concebida del MIS se ha vuelto algo confusa. Los sistemas de información gerencial, por supuesto, todavía están haciendo su trabajo, pero su función ahora es una entre muchas otras que brindan información a las personas en los negocios para ayudarlos a administrar. Los sistemas están disponibles para diseño y fabricación asistidos por computadora (CAD-CAM); las computadoras supervisan los procesos industriales en energía, productos químicos, petroquímicos, tuberías, sistemas de transporte, etc. Los sistemas administran y transfieren dinero en todo el mundo y se comunican en todo el mundo. Prácticamente todas las principales funciones administrativas están respaldadas por un sistema automatizado. Muchas personas ahora declaran sus impuestos a través de Internet y sus reembolsos se acreditan (o se deduce el dinero que poseen) de las cuentas bancarias automáticamente. MIS fue así el primero principal sistema de la era de la información. En la actualidad, las siglas IT se están volviendo de uso universal. «Tecnología de la información» es ahora la categoría para designar todas y cada una de las estructuras de software-hardware-comunicaciones que hoy funcionan como un sistema nervioso virtual de la sociedad en todos los niveles.

MIS Y PEQUEÑAS EMPRESAS

Si MIS se define como un arreglo coherente de información basado en computadora que ayuda a la función de gestión, una pequeña empresa que ejecuta incluso una sola computadora adecuadamente equipada y conectada está operando un sistema de información de gestión. El término solía estar restringido a grandes sistemas que se ejecutan en mainframes, pero ese concepto anticuado ya no tiene sentido. Una práctica médica con un solo médico que ejecuta un software para facturar a los clientes, programar citas, conectado por Internet a una red de compañías de seguros, enlazado a un software de contabilidad capaz de cortar cheques es de facto un MIS. De la misma manera, una pequeña organización de representación de un fabricante con tres directores en el camino y un gerente administrativo en la oficina central tiene un sistema MIS, ese sistema se convierte en el vínculo entre todas las partes. Puede vincularse a los sistemas de inventario, manejar la contabilidad y sirve como base de comunicaciones con cada representante, cada uno con una computadora portátil. Prácticamente todas las pequeñas empresas dedicadas a la consultoría, el marketing, las ventas, la investigación, las comunicaciones y otras industrias de servicios tienen grandes redes informáticas en las que implementan bases de datos sustanciales. MIS ha alcanzado la mayoría de edad y se ha convertido en una parte integral de las pequeñas empresas.

Pero si bien prácticamente todas las empresas ahora usan computadoras, no todas han emprendido el tipo de integración descrito anteriormente. Sin embargo, dar el último paso se ha vuelto mucho más fácil, siempre que existan buenas razones para hacerlo. La motivación para organizar mejor la información suele provenir del desorden: pedir de nuevo lo que ya se ha pedido y guardarlo en cajas en algún lugar, porque la empresa controla mal su inventario. La motivación también puede surgir al escuchar acerca de otros que están explotando algún recurso, como una lista de clientes, mientras que la lista del propietario está dividida en dieciséis piezas por todas partes. A veces también hay razones para no automatizar demasiado las cosas: en los tiempos modernos, una empresa puede detenerse en seco porque «la red no funciona».

La actualización del sistema de información generalmente comienza identificando algún tipo de problema y luego buscando una solución. En ese proceso, una persona experta traída del exterior puede brindar una gran ayuda. Si el problema es el exceso de existencias, por ejemplo, resolver ese problema a menudo se convertirá en el punto de partida para un nuevo sistema de información que toque muchos otros aspectos del negocio. Es probable que la primera pregunta que haga un consultor se refiera a cómo se manejan las cosas ahora. En la descripción del proceso se iniciará el descubrimiento de posibles soluciones. Por lo general, es una buena idea llamar a dos o tres empresas de servicios para consultas iniciales; estos rara vez cuestan dinero. Una vez que el propietario se sienta cómodo con uno de estos proveedores, el proceso puede profundizarse.

El dueño del negocio tiene la opción de comprar varios paquetes de software para varios problemas y luego vincularlos gradualmente a un sistema con la ayuda de un revendedor de valor agregado (VAR) o un integrador de sistemas. Esta solución es probablemente la mejor para las pequeñas empresas con menos de 50 empleados. Las empresas más grandes también pueden querer explorar las opciones que ofrecen los proveedores de servicios de aplicaciones o los proveedores de servicios de gestión (ASP y MSP respectivamente, denominados colectivamente xSP) para instalar sistemas ERP y proporcionar servicios web. Los ASP entregan aplicaciones comerciales de alto nivel a un usuario desde un sitio web central. Los MSP ofrecen servicios de administración de sistemas en el sitio o basados ​​en la Web a una empresa. ERP significa «planificación de recursos empresariales», una clase de sistemas que integran datos de fabricación, compras, gestión de inventario y finanzas en un solo sistema con o sin capacidades web. Los ERP son muy populares entre las empresas más grandes y medianas, pero también estaban penetrando cada vez más en el sector de las pequeñas empresas a mediados de la década de 2000.

BIBLIOGRAFÍA

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Torode, Cristina. «Los xSP replantean los modelos comerciales». Noticias de revendedores de computadoras. 15 de julio de 2002.

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