Independientemente de su trabajo o industria, no siempre hay suficientes horas en el día para hacer todo. Como resultado, constantemente sientes que siempre estás atrasado. Y eso no es bueno para su productividad o su salud.

Entonces, ¿cuál es la respuesta? ¿Trabajar más horas?

No necesariamente. Como explicó Bob Sullivan en CNBC.com, «La investigación que intenta cuantificar la relación entre las horas trabajadas y la productividad encontró que la producción de los empleados cae bruscamente después de una semana laboral de 50 horas, y cae por un precipicio después de 55 horas, tanto que que alguien que dedica 70 horas no produce nada más con esas 15 horas adicionales, según un estudio publicado el año pasado por John Pencavel de la Universidad de Stanford».

En lugar de dedicar esas horas extra, puede ser más efectivo en el trabajo al concentrarse en lo que realmente importa. Y puede comenzar con eso lo antes posible siguiendo estos diez simples consejos.

1. Recorte la grasa.

Le acaban de asignar un proyecto importante. Naturalmente, su mente está corriendo con un millón de pensamientos diferentes sobre dónde comenzar y qué necesitará para terminar el trabajo a tiempo. Como resultado, comienza a crear una lista de tareas que es enormemente voluminosa.

El problema con estas listas de tareas fuera de control es que son abrumadoras y le impiden ser productivo. Eso se debe a que realiza múltiples tareas y dirige su energía a tareas y actividades sin importancia.

En su lugar, mantenga sus listas de tareas pendientes enfocadas solo en sus 3 a 5 tareas más urgentes, importantes y desafiantes para el día, también conocida como su Tarea más importante (MIT, por sus siglas en inglés). Concéntrese en una tarea a la vez antes de pasar a tareas menos críticas. Cuando lo haga, se sentirá más productivo y menos ansioso.

Lou Babauta de ZenHabits sugiere que al menos uno de sus MIT debe estar relacionado con sus objetivos y debe trabajar en ellos por la mañana Ya sea en casa o en la oficina, aborde su MIT a primera hora de la mañana.

Según Lou, «si los pospones para más tarde, estarás ocupado y te quedarás sin tiempo para hacerlos. ¡Quítalos del camino y el resto del día será una salsa!».

2. Mide tus resultados, no tu tiempo.

Cuando se trata de productividad, a menudo nos enfocamos en cuánto tiempo lleva completar algo; a diferencia de lo que realmente logramos en un día. Por ejemplo, acaba de pasar cuatro horas escribiendo una publicación de blog de 1,000 palabras. Puede que estés un poco desanimado ya que eso te quitó una buena parte del día.

Pero, ¿qué pasa si te enfocas en las partes más pequeñas de la publicación del blog? Por ejemplo, dividió en cinco secciones de 200 palabras, le dio el formato adecuado, agregó encabezados, ejecutó un corrector ortográfico y agregó imágenes. De repente te das cuenta de que en realidad completaste mucho en ese lapso de tiempo.

De hecho, la investigación del equipo de Behance encontró que «dar importancia a las horas y la presencia física sobre la acción y los resultados conduce a una cultura de ineficiencia (y ansiedad)».

«La presión de tener que sentarse en su escritorio hasta una hora determinada crea una cultura similar a la de una fábrica que ignora algunas leyes básicas de la generación de ideas y la naturaleza humana: (1) Cuando el cerebro está cansado, no funciona bien, (2) La generación de ideas ocurre en sus propios términos, (3) Cuando te sientes obligado a ejecutar más allá de tu capacidad, comienzas a odiar lo que estás haciendo».

Una forma de ayudarlo a medir los resultados en lugar del tiempo es generar listas de tareas realizadas. Esto es simplemente un registro continuo de todo lo que completó en un día. Si mantiene esta lista, se sentirá más motivado y concentrado, ya que podrá ver lo que ha logrado.

Además, según el cofundador de Buffer, Leo Widrich, las listas de tareas realizadas le permiten «revisar su día, le brindan la oportunidad de celebrar sus logros y lo ayudan a planificar de manera más efectiva».

3. Tener un ajuste de actitud.

El equipo de Mind Tools afirma que somos más efectivos en el trabajo cuando tenemos una «actitud positiva».

«Las personas con una buena actitud toman la iniciativa siempre que pueden. Ayudan de buena gana a un colega que lo necesita, toman el relevo cuando alguien está enfermo y se aseguran de que su trabajo se realice con los más altos estándares».

Y nunca los escuchará decir que su trabajo es «suficientemente bueno». Eso es porque van más allá.

Además, una buena actitud en el trabajo te ayudará a establecer estándares para tu trabajo, asegurarte de que estás asumiendo la responsabilidad de ti mismo y tomar decisiones más fáciles ya que se basan en tu intuición. «Este rasgo admirable es difícil de encontrar en muchas organizaciones. Pero demostrar integridad y toma de decisiones éticas podría abrirle muchas puertas en el futuro».

4. Comunicar, comunicar, comunicar.

Independientemente de si eres trabajador independiente, empresario o empleado, habrá momentos en los que tendrás que trabajar con otros. Como tal, debe fortalecer sus habilidades de comunicación y colaboración. Cuando lo haga, eliminará las repeticiones innecesarias y la pérdida de tiempo al solucionar cualquier malentendido o falta de comunicación.

Puede comenzar mejorando sus habilidades de escucha activa y centrándose en un tema al comunicarse. Por ejemplo, cuando redacte un correo electrónico, sea breve y directo. No arroje demasiada información en el mensaje, ya que solo confundirá al destinatario.

5. Cree y siga una rutina.

«Somos criaturas de hábitos, y también lo son nuestros cerebros. Cuando establecemos rutinas, podemos realizar tareas más rápido, ya que no tenemos que ‘pensar’ en la tarea, o prepararnos para ella, tanto, y podemos trabajar en piloto automático», dice Hallie Crawford, entrenadora profesional certificada, oradora y autora.

Para mí, uso una herramienta de administración de calendario en línea para crear y seguir la siguiente rutina:

6. Automatice más tareas.

¿Quieres saber el secreto de hacer más cosas? Reduce la cantidad de decisiones que tienes que tomar a lo largo del día. Es por eso que Mark Zuckerberg usó ese mismo atuendo durante años. La mayoría de los días todavía lo hace. Previno la fatiga. Sin embargo, diré que probé esto y fue difícil para mi relación con mi esposa. Asegúrate de encontrar tu equilibrio.

«El secreto contrario a la intuición para hacer las cosas es hacerlas más automáticas, para que requieran menos energía», escribió Tony Schwartz, presidente y director ejecutivo de The Energy Project, en Harvard Business Review.

«Resulta que cada uno de nosotros tiene una reserva de voluntad y disciplina, y se agota progresivamente con cualquier acto de autorregulación consciente. En otras palabras, si gasta energía tratando de resistirse a una fragante galleta con chispas de chocolate, tendrá menos sobra energía para resolver un problema difícil. La voluntad y la disciplina declinan inexorablemente a medida que avanza el día».

En otras palabras, construye rutinas y hábitos para que no estés decidiendo. Solo estás haciendo. Por eso Zuck usaba la misma ropa todos los días. Al eliminar a los tontos o frívolos, podría concentrar toda su energía en decisiones laborales más importantes.

7. Deje de realizar múltiples tareas.

Todos creemos que somos multitarea. De hecho, los humanos simplemente no son capaces de hacer varias cosas a la vez.

«La gente no puede realizar múltiples tareas muy bien, y cuando la gente dice que puede, se engaña a sí misma», dijo el neurocientífico Earl Miller. «El cerebro es muy bueno para engañarse a sí mismo».

En cambio, simplemente estamos cambiando nuestra atención de una tarea a otra muy rápidamente.

«Al cambiar de una tarea a otra, crees que en realidad estás prestando atención a todo lo que te rodea al mismo tiempo. Pero en realidad no es así», dijo Miller.

«No estás prestando atención a una o dos cosas simultáneamente, sino que cambias entre ellas muy rápidamente».

De hecho, los investigadores han descubierto que en realidad pueden ver el cerebro luchando cuando realiza múltiples tareas.

Entonces, la próxima vez que tenga la necesidad de realizar varias tareas a la vez, deténgase. Tómese un respiro y luego vuelva a concentrarse en lo único que debe hacerse en este momento. Una vez hecho esto, puede pasar a otra cosa.

8. Aproveche su procrastinación.

Esto puede sonar contraproducente. Pero, en realidad hay un método para la locura aquí.

De acuerdo con la Ley de Parkinson, que lleva el nombre del historiador Cyril Northcote Parkinson, «si esperas hasta el último minuto, solo te tomará un minuto hacerlo».

Piénsalo. Tuviste una fecha límite en el trabajo que se cernía sobre tu cabeza durante un mes, pero acabas de cumplirla durante la última semana.

Esto no te da permiso para esperar hasta la hora 11. Según Thai Nguyen de TheUtopianLife.com, proporciona «un gran impulso para la eficiencia: imponer plazos más cortos para una tarea o programar una reunión anterior».

9. Alivia el estrés.

Dado que el estrés puede causar problemas físicos, emocionales y de comportamiento, que pueden afectar su salud, energía, bienestar y estado de alerta mental, no sorprende que el estrés obstaculice su desempeño laboral.

La buena noticia es que es posible que pueda aliviar el estrés del lugar de trabajo.

Según la Asociación Estadounidense de Psicología, «las estrategias más efectivas para aliviar el estrés son hacer ejercicio o practicar deportes, rezar o asistir a un servicio religioso, leer, escuchar música, pasar tiempo con amigos o familiares, recibir un masaje, salir a caminar». , meditar o hacer yoga, y pasar tiempo con un pasatiempo creativo».

Las estrategias menos efectivas, sin embargo, «son apostar, comprar, fumar, beber, comer, jugar videojuegos, navegar por Internet y mirar televisión o películas durante más de dos horas».

Otra técnica efectiva de manejo del estrés es aumentar su control de una situación por adelantado. Puede comenzar planificando mañana la noche anterior y apegarse a su rutina. De esta manera sabrá qué esperar en la mañana.

10. Haz más del trabajo que disfrutas.

No todo el mundo tiene el privilegio de hacer lo que amas para ganarte la vida. Incluso si está persiguiendo sus sueños y siguiendo sus pasiones, todavía habrá tareas que no le gustará hacer. En cualquier caso, concéntrate más en el trabajo que realmente disfrutas hacer.

Por ejemplo, si eres un chef, obviamente te encanta la cocina. En lugar de pasar sus días haciendo tareas administrativas, subcontrate o delegue esas tareas para que pueda pasar más tiempo en la cocina o en el mercado buscando ingredientes frescos.

Cuando lo haga, se sentirá más realizado, inspirado, desafiado y productivo.

Las opiniones expresadas aquí por los columnistas de Inc.com son propias, no de Inc.com.

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